《魔幻培訓師#4》手法篇:講解與說故事

一件往事

大學的畢業論文,要向幾位教授匯報,然後再進行答問。

那時候,身邊的同學的做法是先擬好講稿,連預計的問題也寫好了標準答案,一字一句也是細心雕琢,務求到時完美無瑕。之後再做好一大疊的投影片(那時電腦投影器還未流行),內容詳細。

接著便是準備一大疊的提示咭,再將講稿背誦到滾瓜爛熟,務求到時能倒背如流,將一切完成。

而我呢?

我這個人不喜歡這樣的背誦,總覺得演說應是活潑互動的,加上看到同學那種機械式的演說,可以想像如果他們在正式匯報時忘了一句,他們會變成多慌張,多麼手忙腳亂。

所以,那二十分鐘的匯報,我只準備了約十張的投影片,也刻意刪去那一張完場時的「Thank You」及「Q & A」投影片(自己想一下原因吧!)。

沒有提示咭,只準備大綱給自己,沒有講稿。為甚麼?因為既然是自己努力了長時間的畢業論文,早應滾瓜爛熟,對著教授們應該是如數家珍,不用細想也可以說明清楚。至於答問,當然都有準備,心中有數他們大致會問甚麼,到時再圍繞幾個重點作答。

匯報時,我就像平常向別人介紹我的論文一樣,遇有問題,便用一、兩秒時間組織一下,然後回答。(當然我也有點緊張,但還算自然。)

就這樣,我完成了人生中第一次正式的匯報。(那時不比現在,中、小學時沒有那麼多匯報演說的機會作訓練。)

結果嘛,馬馬虎虎地過了關,成績還算可以。

那已是多年前的事情,不過與培訓講解的手法也還有點啟示。

你如何進行演說/簡報/講解?

我所接觸過的培訓師中,有部份仍有如下習慣:

  • 極詳細的投影片,半天的培訓有百多張的投影片
  • 培訓時手中拿著一大疊的提示咭(有時我會想,如果我給他洗一下牌,他們會怎樣。)
  • 感到他們在背誦(你看他們的眼神也會知道)
  • 以參加者少有互動

你或許會問,這樣做有問題嗎?

經驗給我的答案是:絕對有。

要做一個成功的培訓師,能很快得到學員對你的信心是很重要的事情。培訓的其中一個成功因素是建立培訓師與學員的關係。

試問一位對稿背誦的講者,你會有信心嗎?一位經常注視提示咭的講者,你會相信他熟練了解所講的內容嗎?所講解的都細列在投影片的話,你認為講者還有價值嗎?沒有互動,你會感到與看電視有分別嗎?那為甚麼不看錄像算了?

所以,我的建議是:

  • 投影片只包括重點字眼,由你去演繹出來,給學員一個理由去將注意力放在你身上
  • 提示咭愈少愈好,我自己通常將投影片縮印成一張包含六張或九張的講義作為提示,將講解時重點寫在每一張投影片旁,心中演練幾遍。正式講解時放在一旁,講解時,如果真的忘卻了,才拿來看一下。(別怕,只要不是經常看,是不會影響效果的)
  • 加多點互動。那不一定是要與學員對答,有時候,是與學員的眼神接觸或是培訓師的一個表情。算是有幾十人,只要不時將眼光放到左、中、右及前、中、後排的學員中幾秒鐘,那感覺已然不同。
  • 留意學員的表情。看到疑惑的神情,可以停一下,問一下,看是否需要加以解釋。
  • 揉合環境因素。引用時事、課堂中發生的事情或對話內容作為講解時的元素。對課堂上突發的事件,引入成為講解的一部份。例如,說到團隊合作的課題,而有看到其中一些學員帶備了很多小食來上課,你可以此來說明,團隊中需要這樣的成員,照顧隊友,加強聯繫。
  • 與學員開玩笑,幽默一下。(請不要說「給大家說個笑話…」這一類呆說話)

其實,上述幾點的目的只有一個:令學員感到你揮灑自如,對一切了然於胸

與人溝通,內容文字只佔傳意能力的 7%, 語氣聲調佔 38%,身體語言佔 55%。

所以,亦不要執著於上列的方法,只要記著有自信的培訓師,才能令學員有信心。對培訓師有信心,才能好好地學習。

還有一點,就是說話時請不要平板單調,要有抑揚頓挫,緩急節奏,切勿將學員活活悶死。

在適當的時候加入停頓位,不用說話,讓學員有時間消化及思想。尤其是如果你要耍幽默的時候,停頓會有助大家思巧及反應。

說一個故事

而內容的表達方法中,我最喜歡的是說故事。

你的想法可能是「不是吧,很老套啊!」

是嗎?本篇開始時我也說了一個故事。還可以吧!(看到了沒有?)

所謂故事,也可以說是比較生動的事例。有時可以是天馬行空,像對孩子說故事般。例如,一個我以往在變革管理培訓中常用的故事:

有一個農場,養了很多動物。有牛、有豬、有雞、有馬,林林總總。

一天,動物開了一個全體會議,討論早餐的問題。

馬說:我們的早餐真單調,沒意思。你說,我們馬吃甚麼?(通常學員會有人說:草)牛又吃甚麼?(又是草)雞吃甚麼?(雞糠)豬吃甚麼?…

大家都感到早餐太悶人,要改一下。於是牛說:人類的早餐才有意思。(人吃甚麼呀?)應該吃火腿雙蛋。

一眾於是熱熱鬧鬧地議決要吃人類的早餐。

會後,馬問雞的代表道:「我們議決了明天開始吃人類的早餐,你提供雞蛋沒問題吧?」雞朗聲的說:「沒問題,就包在我們身上。」

於是,馬又到了豬場,問豬道:「我們明早開始吃人類的早餐,雞會提供蛋,由你們提供火腿,沒問題吧?」

豬立刻大聲地說:「不可能,你弄錯了吧!雞那種是參與(involvement),要我們出腿,要切肉的,是委身投入(commitment)啊!」

說到這裡,課堂通常已滿是笑聲。大家亦知道參與和投入是不同的了。

所謂說故事,其實是將一件事件,加入豐富的描述、當中人物的感受、細節,甚至是其中某人的感受或想法,總之是要繪影繪聲。

說故事有甚麼好處?

首先,說故事可以吸引學員留心。人都愛聽故事,只要說得動聽,聽眾便會喜歡。

其次,以故事說明,可免除學員先入為主,主觀地以自己的立場地批判,可以較容易將論點不知不覺地送進學員腦裡,再行討論。給你說道理,未開口你可能已經不想聽;但是說故事嘛,聽一下也無妨。就這樣,心理的一道防線便先攻破了。

第三,以故事表達,通常比較深刻。而且,也可以將故事的元素作為深化學習或提示的工具。例如,在培訓中如要學員準備投入轉變,可以說成「準備好你的火腿」。一來將趣味再帶回來,二來容易記起。

所以,好的培訓師,要經常留意身邊的事與物,收集來作為故事的題材。

做人留一線

還有一點心得,要說一下。

就是:很多事情及論點,如果要對方真正明白接受,就不要完全說明

凡事說 95% 或是 99% 好了,留一點給他自己想,自己悟。這樣,所學才會是他們自己的。亦只有這樣,才是他們自己的學習,而不是培訓師灌輸給他們的。

至於如何做到,這一點,就留給你自己想一想。

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