《魔幻培訓師#5》手法篇:討論、分享與促導

試想一下:

你聽了近一個小時的講解,目光開始散渙,眼皮不自覺地放鬆放下。講者的聲音已開始和你腦海中的自說自話交互寄插。手中的筆,已開始在筆記本上畫下一道一道不規則的「睡眠線」…

對,似曾相識的景象。是學生時代的經歷,還是上培訓課的情況?還是,這是培訓師的惡夢?

所以,對很多培訓師來說,加點環節來「驅(睡)魔」,是必需的。

討論環節是其中一個培訓師的「至愛」。只要給學員一條題目,叫他們討論或以小組形式分享經驗想法,時間便過去了好一大段。論工作量,十分化算。

不過,討論和分享,必須有滲入適量的「促導(Facilitation)」,才能真正發揮效果,否則便只會流於形式。

討論容易 出題考功夫

討論分享環節做起來簡單,似乎沒甚麼難度。

在主持培訓時,我通常都會加入一些「短討論」環節(即為時少於十分鐘的小組討論),目的是為一個活動或一個主題加入互動,或幫助學員先作一個總結及交流心得,然後才進入全體的分享。

從經驗所得,出題是一個大問題。曾經試過問題過於有「指導性」,看到題目,已能預計到答案。那樣的題目,會令參加者感到一切已像預先設定了,討論變成交功課,培訓的效果便不會好。

比如說:對於一群零售業務的前線員工,提出一個「我們應以何種心態來對待客人?」的題目,所得的答案必然是樣辦文章,所必多問?

當然,對培訓師來說。這樣的題目,給了自己一份「一切在掌握之中」的心靈安慰劑,但對培訓的價值不大。

反過來說,我亦曾將題目訂得很大,例如:「討論這xxx的啟示」。得出的討論結果五花八門,有些更離題萬丈,可說是浪費時間。

命題要訣

要討論做得好,當然要將討論編排在適當的時間,而題目方面是:

  1. 與培訓主題相關,能承接上一環節或延伸至下一環節
  2. 具討論性,即各人會有不同的見解或觀點,才能令大家投入
  3. 能給予參加者一個討論的範圍,使討論能有焦點。例如:「xxx在改善運作上有何值得學習的地方」、「yyy的個案對與人溝通有何啟發」等
  4. 帶有趣味性

請緊記,討論要有一個題目。我最怕一些培訓師,在講解或發放一個案例(視像或文件)後來一句「大家討論一下」便算。誠然,這樣無焦點的討論可能會出現意想不到的成效。但在企業培訓並非禪門參悟,時間寶貴,給個方向會好一點。

而所謂「具討論性」,便是題目能引發不同的觀點。這些不同,可能是角度的不同,可能是正反矛盾的不同,也可能是感受的不同。從別人不同的意見中,參加者便能有所得著。

控制之中,意料之外

小組討論環節後,必須有分享的環節,即小組總結討論的結果,向全體簡報。這樣,才能將全場的的重心帶回全體的進程上。

如果討論分享的論點都在意料之中,對培訓師來說不是好事,早晚你會給悶死。

我比較喜歡保持討論的過程在控制之中(時間、題目等),但所出來的討論結果最好能有點火花,給點意外的驚喜。

對討論後的總結分享,最好定一點要求,例如每一組只分享三個總結的重點,一來是方便時間的控制,二來是令小組對討論結果分輕重、出評價,有更深的學習體會。

臨場技巧在促導

討論環節其實很費神,並不是真的開個題目便算。說真的,培訓師若真的視討論環節為休息時間,成效一定不甚了了。

為甚麼?

因為討論分享環節中,培訓師的促導能力便要發揮作用。所謂促導,就是應用你的技巧來促進及引導學員學習。換句話說,是你在終點(希望達至的成果)上,接引學員,一步一步地走到終點。

在討論分享時,對培訓師的要求是:

  • 一眼關七:留意各組的討論氣氛。是否一人獨大,大家只有聽的份兒;又或是一片死寂,鴉雀無聲。
  • 插科打諢:對小組的討論加一點「藥引」或「催化劑」,例如以問題引導討論的方向,或以例子剌激小組跳出原有的思考。
  • 搜羅珍寶:從小組討論的片段中,搜尋可用於分享環節或強化主題信息的內容備用。這些內容可以是討論點,亦可以是討論過程中發生的插曲。

要做到以上三點也頗為費神。

在短短的討論過程中,你要穿梭於各組之間留意他們的討論及氣氛,亦要不時加點意見或發問,引導討論,亦要在心中(或做筆記)記下有用的片段。真的很忙碌!

到了分享的環節,除了基本地控制各組的分享時間外,還要能將各組所述的論點穿插串連,令大家感到一切都是相關的。

以上這些,理論簡單,要實戰經驗才能培養出來。

幾點建議

如果你想在討論及分享環節中有所提升,以下幾點簡單的建議相信有點用處:

  1. 小心計劃:通常安排緊接在活動、遊戲、視像個案等環節後為佳,因為可令學員立刻組織思緒,總結體會。小組的人數真的要「小」,三至六人為佳,按情況可至八人,人多討論便會出困難。(要平衡組的數目,小組多,分享時間可能會變得過長,以三至六組為佳。)
  2. 短打為妙:討論時間要短,我喜歡將一般的討論定在十分鐘左右(包括總結要點)。緊逼的時間有助大家專注討論,積極投入,亦可令討論增加點遊戲的味道。當然,某些討論要求分析及多一點思考的,時間便應加長,或作分段討論。
  3. 快閃式參與:穿梭於各組之間,聽一下他的討論內容,了解討論的氣氛。如果討論氣氛積極,內容貼題,便可以跳到另外一組;如內容離題,可重申題目,引導他他返回主題上,或按他們的討論,拋個問題出來讓他們從另一個角度思考,或問一下少發言的組員的意見。當討論有點新方向時,再跳往另外一組。
  4. 串連分享:各組分享時,最好能將不同組別的論點相結合,例如:「這一點與剛才那一組的第三點類同」,「這一點與第四組的那一點相反,可否演繹一下」等,令大家的分享真的能扣緊大家的思考。

好了,就此停筆。有意見或提問的話,留個言吧!

註:促導技巧範圍頗廣,這裡當中小部份。

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