《魔幻培訓師 #6》手法篇:問卷與書面習作

Questionnaire
Image by Ikhlasul Amal via Flickr

書面習作或問卷作,應該是比較簡短的一個篇。

因為,在我的工具排行榜中,這些工具的位置較低。當然,這純屬個人喜好。

書面習作

書面習作,一般包括:

  • 閱讀習作:在培訓前先分發文件,讓學員有足夠時間讀完並作思考
  • 書面個案研習:(培訓前)分發書面個案讓個人或小組作研習,並準備書面的研習報告或簡報
  • 研習題:(培訓前)分發一些題目,個人或小組作研習,並在培訓中分享觀點或作簡報

除了在大專授課外,我不大喜歡這種形式。原因是這種形式有般都作用不大:

  • 大部份學員沒有完成習作(忘記了/到課堂時匆匆完成/沒有參與小組,由組員完成)
  • 有些人只綜覽或速讀文件,得了大要便算,有的人細心研習,各人對習作的接觸及理解不一,在課堂時要重新說一遍來統一理解

我的做法:

  • 少用這個工具,大都是要作個案研究才用
  • 採用生活化,帶趣味的材料,避用沉悶的學術材料

例如,幾年前要做一個有關創新策略的培訓工作坊時,我們採用了任天堂Wii(當年還剛面世)遊戲機作案例,材料包括Wii的電視廣告片、網上的評論,及各地商業及生活雜誌對Wii任天堂的分析及報導,來誘發參加者的好奇心,開始從策略的角度探討及思考。

說說問卷

很多時候,培訓人員會在培訓前先以問卷了解學員對課題的了解,以便作適當的調節(我指的不是對整體培訓需求而作的 Training Needs Analysis, TNA,而是就個別培訓作的獨立問卷)。

可以的話,我會選擇不用這種問卷。因為,事前的問卷不免問及課題內容,令當中一些重點少了神秘感,培訓師在課堂的的彈性少了一點;二來,問卷亦可能要用上一些課題中的專用辭彙,在問卷中要解釋也不是,不解釋又亦作答者不明所以。

遇到這種情況,我多會選擇面見個別參加者或作實地的觀察,來得到所需的資料。

真的完全不用培訓前問卷嗎?非也。在三種情況下,我會使用事前問卷:

  1. 公開的培訓課程,參加者來自五湖四海,不用事前問卷,不能得到相關的資料作調節的安排。
  2. 以問卷作引子,刻意讓參加者對課題的某些內容作思考。
  3. 要作比較性的分析,例如是培訓前後參加者對某些重點項目的評估或看法。那麼,培訓前後都要用問卷作工具。

至於在課程中應用問卷,大多是因為某些概念要以問卷的方式來作分析,例如 DISC  行為模式Myer-Briggs 性向分析或對企業或個人管理的評估問卷。

問卷如果不是太長,而且培課安排上能加入互動或討論的話,會是很有用的工具。但試想一下,如果問卷是20頁密密麻麻的文字,而且內容模稜兩可,不易完成的話,不單會花掉幾十分鐘時間,而且亦會令培訓的氣氛出現悶局。

所以,

  • 最好只有一、兩頁,十題以內更佳。
  • 答問的方法要簡單易明,不用細閱大段說明文字才能理解(或還會誤解)
  • 預算所需的時間不要太長,最好在十分鐘以內。否則,部份早完成的便會分心或閒談,造成氣氛散亂。
  • 內容最好帶趣味性。
  • 如果要問卷完成後要進行計分的話,計分的方法亦要簡單,以免費時及出現混亂

有些時候,如果問卷的對象是機構而非個人,我會將問卷轉化為集體討論項目,一來增加互動,二來可以提升學員間的分享。

死工具,活巧手

其實,運用得宜,書面習作與問卷是很好的工具,但要配合培訓課題,參加者的組合,可用的時間(課程內、外)等因素。

我的個人喜好是以問卷或書面習作用作引子,可能是為討論環節舖路,亦可能是作為引發參加者對一個概念或課題的興趣。總之,應用之妙在乎培訓師。

後記

這一篇有點說教。所以還是說一點個人感受。在我的經歷中,有以下幾個「最」:

最易混淆的問卷:團隊角色(Team Roles)的問卷。雖然問題不多,但每一題要把十個積點分配於幾個選擇上,每一次都有很多人不明所以。(這樣寫出來也有點不知所謂!)

最折騰的問卷:某些性格分析工具,有八十至二百多題,而且每題都不易作答。當你完成了一半時,已經想把問卷撕碎。

最怕的書面習作:培訓前分發每人一本管理書籍,在培訓前看完並提交心得。老實說,各人所能花的時間及閱讀速度不同,結果三十人的一班只有一兩位能完成。(如果是學術課堂的話,情況會好一點,大概有十個人會完成吧!)

最無聊的問卷:多是說教式或基層的培訓中遇到,是非題形式或只有一個合常理的答案,便永遠是沒可能答錯(如果你不是鬧著玩的話),問答者一般也覺得被看低了。

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