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Mark Forster 的終極時間管理法(完美版)

Mark Forster

Mark Forster是一位與筆者時有聯繫的時管理大師,數年前,我亦曾在本網誌發布他的自動聚焦時間管理法﹙AutoFocus﹚的中文版。Mark與其他的大師不同之處,是其不斷的推陳出新,從實踐中尋找更好的方法的精神。2012年他提出了終極時間管理方案(Final Version),現在又再將系統作出改善,推出完美版Final Version Perfected, FVP)。

得到Mark的首肯,筆者將FVP譯為繁體中文版,希望能推廣一下這套實用的方法。

以下是終極方案(FVP)的中文版內文。

前言

本文所述是大家期待以久的終極方案完美版,這未必是目前最佳的時間管理系統,但卻是作者(Mark Forster,下同)個人體驗中最有效的方案。比起終極方案(Final Version, FV),FVP的應用彈性及(對工作事項數目的)承受力亦較高。


FV及FVP都是基於作者以往的時間管理方案衍生出來的,尤其過去5年所發展的自動聚焦法(AutoFocus)及超級聚焦法(SuperFocus),更可說是FV及FVP的前身方案。以上的方案更經過大量網絡讀者參與意見所成。不難發現,FV和FVP與「聚焦系列」是一脈相承的。

其中最為相近的是這些方案都以一張(書面或電子化的)清單作為基礎,來網羅/記錄用家所想及的所有工作活動,並使用有限的記號進行操作。

而方案的重心都是以一個處理清單的特定程序,來平衡三個主要的用家需求:迫切性(Urgency)、重要性(Importance)及意願(Psychological Readiness)。傳統的時間管理方法都側重前兩者的考慮,卻忽略了用家心理上是否願意行動,造成方案的可用性及有效性偏低。

FVP的最大特點是它的核心程序(algorithm)主要是針對用者的意願,然後再令事項的迫切性及重要性得以平衡。

 

FVP的核心處理程序

FVP的核心程序以「比起X這一件事情,我想先做那一項?」這一個問題,來選定清單中的一串待辦事項。而問題中那一個「想」字的定義,則是故意留白。因為你可能因為不同的緣故而「想」先做一項,而不選另一項。那些「原因」,不論大小,都是有效的考慮因素。

這一連串被選定的待辦事項,必定由清單中第一項未完成事項開始。先在這一事項旁以小點標示為預選工作項目。但你這時不必急於開始行動。被選的項目會成為決定下一件預選事項的參考比較事項。例如,清單的第一項為「撰寫報告」,問題便變為「比起撰寫報告,我想先做那一項?」

然後,順著清單的次序,逐一考慮所列的工作項目,直至找到一項你感到比撰寫報告更需要先做的,在它旁邊以小點標示,成為新的參考事項。例如,你感到「檢視電郵」比「撰寫報告」須先做,「檢視電郵」便成為新的參考項目。問題亦變為「比起檢視電郵,我想先做那一項?」

繼續按順序考慮,你可能感到「整理桌面」應比「檢視電郵」先做,那你便以小點標示這一項,並將問題改為「比起整理桌面,我想先做那一項?」

再順序看,你可能已找不到更想做的事項。

那麼,你的預選待辦事項便是:

撰寫報告

檢視電郵

整理桌面

此時,整理桌面便成為你這一刻最想做的事項。那就開始工作,整理桌面。

與作者其他的方案一樣,你沒有必要完成工作項目,可以按需要或情況只完成部分工作。完成了當然是好事,但如果未完成,你便要將(餘下的)工作事項從新加入清單內,成為新的最後一項。

好了,整理桌面後,你應做甚麼呢?你預選的上一項工作是「檢視電郵」。可是,你未必是最想做這一項啊!只能說「檢視電郵」是你選定「整理桌面」之前最想做的,所以你應再考慮清單中「整理桌面」之後的項目,你有沒有比檢視電郵更想完成的工作。

現在,你要從剛完成的項目(整理桌面)開始再次問自己:「比起檢視電郵,我想先做那一項?」

按以上程序,如此類推,直至回到處理第一項工作為止。完成第一項後,便以第一項之後而未完成的作為起點,從新開始程序。

程序就是這樣簡單!你可以立刻試行。

下列是一個較長篇的例子。

為了方便大家了解,例子中沒有在中途加入新的工作事項。當然,在現實生活中,這是不大可能的。

開始時的工作清單如下:

  電郵

  清理收件匣

  清理留言信箱

  X專案項目的報告

  整理桌面

  至電不滿的客戶

  預約牙醫

  將帳單存檔

  與Bob討諭Y專案項目

  備份檔案

在第一項前加上點示:

· 電郵

  清理收件匣

  清理留言信箱

  X專案項目的報告

  整理桌面

  至電不滿的客戶

  預約牙醫

  將帳單存檔

  與Bob討諭Y專案項目

  備份檔案

現在,開始問自己:「比起電郵,我想先做那一項?」

按次序逐一考慮,直至清理留言信箱一項時,你決定先處理留言。所以,在其前先標示。

· 電郵

  清理收件匣

· 清理留言信箱

  X專案項目的報告

  整理桌面

  至電不滿的客戶

  預約牙醫

  將帳單存檔

  與Bob討諭Y專案項目

  備份檔案

 

現在開始問自己:「比起清理留言信箱,我想先做那一項?」你決定先整理桌面。

· 電郵

  清理收件匣

· 清理留言信箱

  X專案項目的報告

· 整理桌面

  至電不滿的客戶

  預約牙醫

  將帳單存檔

  與Bob討諭Y專案項目

  備份檔案

好了,在標示「整理桌面」後,你再找不到更想做的事項。所以,你現在標示了的工作包括:

電郵

清理留言信箱

整理桌面

你現在可以開始工作,整理桌面。

而你的清單便變為:

· 電郵

  清理收件匣

· 清理留言信箱

  X專案項目的報告

· 整理桌面

  至電不滿的客戶

  預約牙醫

  將帳單存檔

  與Bob討諭Y專案項目

  備份檔案

現在,從你剛完成的工作開始(整理桌面),問自己:「比起清理留言信箱,我想先做那一項?」你發覺,你唯一想先做的是備份檔案。所以你可以著手處理備份。

清單現在變為:

· 電郵

  清理收件匣

· 清理留言信箱

  X專案項目的報告

· 整理桌面

  至電不滿的客戶

  預約牙醫

  將帳單存檔

  與Bob討諭Y專案項目

· 備份檔案

因為「備份檔案」之後已沒有項目,所以你不用再考慮比清理留言信箱優先的項目。現在便是處理留言信箱的時候。

· 電郵

  清理收件匣

· 清理留言信箱

  X專案項目的報告

· 整理桌面

  至電不滿的客戶

  預約牙醫

  將帳單存檔

  與Bob討諭Y專案項目

· 備份檔案

現在只剩下「電郵」一項是被標示的。你須要考慮在處理電郵前,有沒有更想做的事。由於你已比較電郵比清理收件匣重要,所以你便應從剛完成的工作(清理留言信箱)後開始檢視。

你決定想「預約牙醫」多於「電郵」,所以你以小點標示工作,並開始問:「比起預約牙醫,我想先做那一項?」答案是「與Bob討論Y專案項目」。因為這項已是清單中的末項,所以你便與Bob討論,然後預約牙醫。(不須要再行考慮,因為你已知「預約牙醫」比較「將帳單存檔」優先。

清單現在的狀態是:

· 電郵

  清理收件匣

· 清理留言信箱

  X專案項目的報告

· 整理桌面

  至電不滿的客戶

· 預約牙醫

  將帳單存檔

· 與Bob討諭Y專案項目

· 備份檔案

原本在清單中的工作,按已下列次序處理:

整理桌面

備份檔案

清理留言信箱

與Bob討論Y專案項目

預約牙醫

上列工作項目是按你自己當時的意願為次序所處理。其中可能有很多不同的因素影響你的決定,但FVP能讓你全意識(自覺與不自覺)地以問題「比起X,我想先做那一項?」來弄清優先輕重。

若你還未能了解以上例子,可以實際地按例子列出清單,一步一步跟著做,便會容易很多。

 

行動貼士

要弄翻一套時間管理系統,最簡單的方法是一次過令其負荷不來。FVP是一套承受力很強的方案,但在這階段,你個人的承受力卻未然。所以,作者建議大家逐步建立清單,先加入你感到目前要先行處理的工作,然後再陸續加入其他。而且,加入的工作項目可以是不同層次的,例如:X專案、計劃重組、至電某某或整理桌面等。

不論何時,如果你發現清單中存在不再有意義的工作項目,立刻將其刪掉便可。若你發現你的預選清單(已標示的項目),因為新的因素或很久沒有使用清單等原因,而變得不再合適,你可以將預選的次序推倒(擦掉標示),從第一項開始重新考慮。

若有新的「特急」項目出現,你只須把項目加入清單最後,程序自然會助你將它們優先處理(當然,這亦假設你真的想處理它們)。同樣地,假如一件工作清單中的事項突然變得緊急,你可以將其在刪去,再從新加入在清單最後。

請留意,任何時間管理系統的目的都是助你變得更有效,而不要主導或干擾你的工作或生活。所以,當你感到有需要調節優先次序時,不要擔心FVP會出問題。反之,過度的改動當然亦不好,你應該盡量依循FVP的程序,使工作的安排更有系統。

 

FVP的原理

本文的初段曾提及時間管理系統必須能滿足三方面的訴求:迫切性、重要性及意願。讓我們看看FVP如何處理三者。

迫切性

預選程序的設計,有利於處理迫切的項目。因為人們一般都會選擇他們所知而較為迫切的工作先做。突然出理的迫切事項,亦可隨時被加入預選項目之中。

重要性

一般來說,人的思維是側向處理迫切的東西,而非重要的工作,其中尤以重要而困難的工作為甚。因為FVP的預選過程保證了整張清單都會持續地被檢視或考慮,你(的大腦)便會提醒你注意那些可能被忽略的重要項目。若然你並不警覺,那麼對你來說,避開那些工作可能是更好的策略。

意願

這是FVP所帶入的一個新領域。應用預選的過程,你會更有意欲完成預選的工作。再者,你所選的,都是經考慮後「想」做的事。因此,預選項目中的工作,就算是繁瑣的雜務,都是「有意完成的」。

 

後語

正如Mark所說,好的時間管理或工作管理方法,應能助你行事更有系統及效率,而非感到處處受制於那一套方法,受其主宰。Mark所提出的各系列方案,都有同一特點:就是不要求用家受制於一套按月、按週、按日的程序安排工作;反之,要求的只是用家按一套程序作業,從實踐中學習,從所得成效產生動力繼續應用。

筆者建議大家不妨試試,看是否合用。

這次譯文的時間比較倉促,行文如有不通或錯漏,請留言指正。

謝謝!

 

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