Mark Forster是一位與筆者時有聯繫的時管理大師，數年前，我亦曾在本網誌發布他的自動聚焦時間管理法﹙AutoFocus﹚的中文版。Mark與其他的大師不同之處，是其不斷的推陳出新，從實踐中尋找更好的方法的精神。2012年他提出了終極時間管理方案（Final Version），現在又再將系統作出改善，推出完美版（Final Version Perfected, FVP）。
得到Mark的首肯，筆者將FVP譯為繁體中文版，希望能推廣一下這套實用的方法。
以下是終極方案（FVP）的中文版內文。
前言
本文所述是大家期待以久的終極方案完美版，這未必是目前最佳的時間管理系統，但卻是作者（Mark Forster，下同）個人體驗中最有效的方案。比起終極方案（Final Version, FV），FVP的應用彈性及（對工作事項數目的）承受力亦較高。
FV及FVP都是基於作者以往的時間管理方案衍生出來的，尤其過去5年所發展的自動聚焦法（AutoFocus）及超級聚焦法（SuperFocus），更可說是FV及FVP的前身方案。以上的方案更經過大量網絡讀者參與意見所成。不難發現，FV和FVP與「聚焦系列」是一脈相承的。
其中最為相近的是這些方案都以一張（書面或電子化的）清單作為基礎，來網羅／記錄用家所想及的所有工作活動，並使用有限的記號進行操作。
而方案的重心都是以一個處理清單的特定程序，來平衡三個主要的用家需求：迫切性（Urgency）、重要性（Importance）及意願（Psychological Readiness）。傳統的時間管理方法都側重前兩者的考慮，卻忽略了用家心理上是否願意行動，造成方案的可用性及有效性偏低。
FVP的最大特點是它的核心程序（algorithm）主要是針對用者的意願，然後再令事項的迫切性及重要性得以平衡。
FVP的核心處理程序
FVP的核心程序以「比起X這一件事情，我想先做那一項？」這一個問題，來選定清單中的一串待辦事項。而問題中那一個「想」字的定義，則是故意留白。因為你可能因為不同的緣故而「想」先做一項，而不選另一項。那些「原因」，不論大小，都是有效的考慮因素。
這一連串被選定的待辦事項，必定由清單中第一項未完成事項開始。先在這一事項旁以小點標示為預選工作項目。但你這時不必急於開始行動。被選的項目會成為決定下一件預選事項的參考比較事項。例如，清單的第一項為「撰寫報告」，問題便變為「比起撰寫報告，我想先做那一項？」
然後，順著清單的次序，逐一考慮所列的工作項目，直至找到一項你感到比撰寫報告更需要先做的，在它旁邊以小點標示，成為新的參考事項。例如，你感到「檢視電郵」比「撰寫報告」須先做，「檢視電郵」便成為新的參考項目。問題亦變為「比起檢視電郵，我想先做那一項？」
繼續按順序考慮，你可能感到「整理桌面」應比「檢視電郵」先做，那你便以小點標示這一項，並將問題改為「比起整理桌面，我想先做那一項？」
再順序看，你可能已找不到更想做的事項。
那麼，你的預選待辦事項便是：
撰寫報告
檢視電郵
整理桌面
此時，整理桌面便成為你這一刻最想做的事項。那就開始工作，整理桌面。
與作者其他的方案一樣，你沒有必要完成工作項目，可以按需要或情況只完成部分工作。完成了當然是好事，但如果未完成，你便要將（餘下的）工作事項從新加入清單內，成為新的最後一項。
好了，整理桌面後，你應做甚麼呢？你預選的上一項工作是「檢視電郵」。可是，你未必是最想做這一項啊！只能說「檢視電郵」是你選定「整理桌面」之前最想做的，所以你應再考慮清單中「整理桌面」之後的項目，你有沒有比檢視電郵更想完成的工作。
現在，你要從剛完成的項目（整理桌面）開始再次問自己：「比起檢視電郵，我想先做那一項？」
按以上程序，如此類推，直至回到處理第一項工作為止。完成第一項後，便以第一項之後而未完成的作為起點，從新開始程序。
程序就是這樣簡單！你可以立刻試行。
下列是一個較長篇的例子。
為了方便大家了解，例子中沒有在中途加入新的工作事項。當然，在現實生活中，這是不大可能的。
開始時的工作清單如下：
電郵
清理收件匣
清理留言信箱
X專案項目的報告
整理桌面
至電不滿的客戶
預約牙醫
將帳單存檔
與Bob討諭Y專案項目
備份檔案
在第一項前加上點示：
· 電郵
清理收件匣
清理留言信箱
X專案項目的報告
整理桌面
至電不滿的客戶
預約牙醫
將帳單存檔
與Bob討諭Y專案項目
備份檔案
現在，開始問自己：「比起電郵，我想先做那一項？」
按次序逐一考慮，直至清理留言信箱一項時，你決定先處理留言。所以，在其前先標示。
· 電郵
清理收件匣
· 清理留言信箱
X專案項目的報告
整理桌面
至電不滿的客戶
預約牙醫
將帳單存檔
與Bob討諭Y專案項目
備份檔案
現在開始問自己：「比起清理留言信箱，我想先做那一項？」你決定先整理桌面。
· 電郵
清理收件匣
· 清理留言信箱
X專案項目的報告
· 整理桌面
至電不滿的客戶
預約牙醫
將帳單存檔
與Bob討諭Y專案項目
備份檔案
好了，在標示「整理桌面」後，你再找不到更想做的事項。所以，你現在標示了的工作包括：
電郵
清理留言信箱
整理桌面
你現在可以開始工作，整理桌面。
而你的清單便變為：
· 電郵
清理收件匣
· 清理留言信箱
X專案項目的報告
· 整理桌面至電不滿的客戶
預約牙醫
將帳單存檔
與Bob討諭Y專案項目
備份檔案
現在，從你剛完成的工作開始（整理桌面），問自己：「比起清理留言信箱，我想先做那一項？」你發覺，你唯一想先做的是備份檔案。所以你可以著手處理備份。
清單現在變為：
· 電郵
清理收件匣
· 清理留言信箱
X專案項目的報告
· 整理桌面至電不滿的客戶
預約牙醫
將帳單存檔
與Bob討諭Y專案項目
· 備份檔案
因為「備份檔案」之後已沒有項目，所以你不用再考慮比清理留言信箱優先的項目。現在便是處理留言信箱的時候。
· 電郵
清理收件匣
· 清理留言信箱X專案項目的報告
· 整理桌面至電不滿的客戶
預約牙醫
將帳單存檔
與Bob討諭Y專案項目
· 備份檔案
現在只剩下「電郵」一項是被標示的。你須要考慮在處理電郵前，有沒有更想做的事。由於你已比較電郵比清理收件匣重要，所以你便應從剛完成的工作（清理留言信箱）後開始檢視。
你決定想「預約牙醫」多於「電郵」，所以你以小點標示工作，並開始問：「比起預約牙醫，我想先做那一項？」答案是「與Bob討論Y專案項目」。因為這項已是清單中的末項，所以你便與Bob討論，然後預約牙醫。（不須要再行考慮，因為你已知「預約牙醫」比較「將帳單存檔」優先。
清單現在的狀態是：
· 電郵
清理收件匣
· 清理留言信箱X專案項目的報告
· 整理桌面至電不滿的客戶
· 預約牙醫將帳單存檔
· 與Bob討諭Y專案項目
· 備份檔案
原本在清單中的工作，按已下列次序處理：
整理桌面
備份檔案
清理留言信箱
與Bob討論Y專案項目
預約牙醫
上列工作項目是按你自己當時的意願為次序所處理。其中可能有很多不同的因素影響你的決定，但FVP能讓你全意識（自覺與不自覺）地以問題「比起X，我想先做那一項？」來弄清優先輕重。
若你還未能了解以上例子，可以實際地按例子列出清單，一步一步跟著做，便會容易很多。
行動貼士
要弄翻一套時間管理系統，最簡單的方法是一次過令其負荷不來。FVP是一套承受力很強的方案，但在這階段，你個人的承受力卻未然。所以，作者建議大家逐步建立清單，先加入你感到目前要先行處理的工作，然後再陸續加入其他。而且，加入的工作項目可以是不同層次的，例如：X專案、計劃重組、至電某某或整理桌面等。
不論何時，如果你發現清單中存在不再有意義的工作項目，立刻將其刪掉便可。若你發現你的預選清單（已標示的項目），因為新的因素或很久沒有使用清單等原因，而變得不再合適，你可以將預選的次序推倒（擦掉標示），從第一項開始重新考慮。
若有新的「特急」項目出現，你只須把項目加入清單最後，程序自然會助你將它們優先處理（當然，這亦假設你真的想處理它們）。同樣地，假如一件工作清單中的事項突然變得緊急，你可以將其在刪去，再從新加入在清單最後。
請留意，任何時間管理系統的目的都是助你變得更有效，而不要主導或干擾你的工作或生活。所以，當你感到有需要調節優先次序時，不要擔心FVP會出問題。反之，過度的改動當然亦不好，你應該盡量依循FVP的程序，使工作的安排更有系統。
FVP的原理
本文的初段曾提及時間管理系統必須能滿足三方面的訴求：迫切性、重要性及意願。讓我們看看FVP如何處理三者。
迫切性
預選程序的設計，有利於處理迫切的項目。因為人們一般都會選擇他們所知而較為迫切的工作先做。突然出理的迫切事項，亦可隨時被加入預選項目之中。
重要性
一般來說，人的思維是側向處理迫切的東西，而非重要的工作，其中尤以重要而困難的工作為甚。因為FVP的預選過程保證了整張清單都會持續地被檢視或考慮，你（的大腦）便會提醒你注意那些可能被忽略的重要項目。若然你並不警覺，那麼對你來說，避開那些工作可能是更好的策略。
意願
這是FVP所帶入的一個新領域。應用預選的過程，你會更有意欲完成預選的工作。再者，你所選的，都是經考慮後「想」做的事。因此，預選項目中的工作，就算是繁瑣的雜務，都是「有意完成的」。
後語
正如Mark所說，好的時間管理或工作管理方法，應能助你行事更有系統及效率，而非感到處處受制於那一套方法，受其主宰。Mark所提出的各系列方案，都有同一特點：就是不要求用家受制於一套按月、按週、按日的程序安排工作；反之，要求的只是用家按一套程序作業，從實踐中學習，從所得成效產生動力繼續應用。
筆者建議大家不妨試試，看是否合用。
這次譯文的時間比較倉促，行文如有不通或錯漏，請留言指正。
謝謝！
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