你的企業是否資訊超載?

我們身處在一個資訊泛濫的年代。

隨著電腦科技的發展,軟件系統的能力、以及儲存容量的提升,大型的電腦系統令收集及儲存各項資料變得容易。由於「資訊愈來,決策便愈好」的道理,企業便將各種各樣的資料儲存及分類。

在這個資料的汪洋中,企業的管理效能、靈活性、決策能力及競爭力是否有所提升?

很多企業都有資訊超載的毛病,(不同級別的)管理人每天面對形形色色的報告,資料一大堆,不但未能清晰思路,反而令決策愈來愈難。

要評估你的企業是否資訊超載,有下列的簡單的方法:

從整體上看

先統計一下吧。

你的企業有多少「現存而且活躍」的資料報告(書面或電子形式)?資料來源方面:如果你的企業資訊是以大型的電腦系統(例如ERP系統)及骨幹的話,資料科技部(或電腦部)應能給你總體資料。另外,你亦要向各個別部門了解現存有多少報告。

然後將現存的報告數目,除以管理級人員的總數(視乎你的企業情況,這個數目可能包括前線管理人員),得出資訊負荷指數:

資訊負荷指數 = 現存的報告數目/理級人員的總數

假如你的企業現有3000份不同的報告,有200名管理人,那麼,資訊負荷指數便是15。即平均每一位管理人會收到15份報告,你說這是高還是低?

這個指標沒有一個甚麼理想水平,但可以幫助我們反思一下。

要改善便要從各報告的實用性及必需性著眼。

在自己的崗位上看

每位管理人列出所有日常收到、要審閱、及應用的報告(不論是書面或電子形式),如果你發覺你自己也不能列出所有報告,那大概已出了問題!(註:也可能是你的工作能力出了問題 :p)

為每一項評估一下,將其分類為(1)工作上必需;(2)間中應用;或(3)日常不會應用的,並在每一項旁邊標記好(1、2或3)

重新檢閱一次,評估每一項的覆雜性:(a)合用-資料已總結分析,能即時應用;(b)半合用-需要對報告的結果再作出整理,才能應用;或(c)原始資料-未曾作出分析,要自行整理,才能應用。並將分類字母標於項目旁

然後,數一下每一分類(即1a、2c等)的數目,將你的結果用下列表格形式列出:

(假如你有3份報收到的報告是「必需」而且「半合用」的,那麼在1b格的數目便是3。)

製作完成,便可以評估一下你所收到的資料是否能助你快速及有效地管理。最理想的,是1a區佔多,其餘集中在左上方的幾格;最壞的是集中在左下方1c區。

那可以怎麼做?

可以考慮下列的行動模式。


不要輕視這個課題,很多管理人每天埋頭在文件報告堆中,工作效率低,決策不靈,亦根本沒有細心想過改善這個情況。

資訊應當是管理的助力,若果變成負擔,是否又成了本末倒置?

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