不再做電郵的奴隸

Email已是大家日常少不了的東西。工作上「貓」來「貓」去,生活上與親朋連繫,Email都扮演了一定的角色。

的確,十幾年前初用Email時,感到興奮不已,認為書信及傳真等都會成為過去。到了今天,書信、傳真的作用真的已大大降低。以我的公司為例,真正商用的傳真(即扣除宣傳品外),每月不到十份,而且多是政府來的,Fax and Post文件,而大多數與客戶的溝通往還,電郵是首要的工具。

電郵真的十分方便,幾近即時,成本低。但也帶來不少問題。例如:

  • 因過多的電郵而感到困擾,我的問題不算嚴重,有些朋友的郵箱每天收到數百封電郵,積存過千未處理的電郵。
  • 很多的垃圾郵件,以及親朋的「友好但沒多大值價」的轉寄電郵。
  • 很多的CC(被知會)郵件,看又不是,不看又好像有問題。

當方便變成負累時,便應好好地想方法應付。

我個人很久已前開始一個「零郵件」的政策,經常令 inbox 保持沒有或極少郵件的狀態,不但減少了「待閱」的郵件,而且心情也因 inbox 的零庫存而感到輕鬆。這做法是參考了David AllenGtD (Getting Things Done) 後想出來的,後來再參考 43FolersInbox Zero 作修正。

如果你也因為電郵極多或積壓而煩惱,不妨考慮一下這個方法。

1. 設置電郵地址

  • 分開工作和私人的電郵地址,不然的話,轉工時便會很混亂。私人電郵地址最好不用 ISP 提供的,否則,轉換 ISP 時又會有問題。我個人的選擇是 Gmail,一來是它的儲存量大,二來是它可以免費用 POP (即以電郵軟件如 Outlook, Thunderbird 等)收件,三來是它可以接收其他郵箱的電郵。
  • 用 Gmail, Hotmail 或 Yahoo! Mail 等好處是它們的圾垃電郵處理功能比較強大,不用自己費神去找辦法或軟件去處理。

2. 電郵軟件

  • 選定一個電郵軟件。在公司可能要用指定的軟件,個人的電郵則用自己喜好的。由於我將公務與個人郵件一起處理,所以在同一個軟件內設立不同的電郵帳號。我選用的是安全性及擴展性軟高的 Mozilla Thunderbird。
  • 設定方面,除了要設立帳號外,就是要定好每個帳號下的資料匣(Folder)。我在收件匣之下設立了兩個資料匣-「待辦」及「存檔」。(有些朋友會按GtD的做法,加入「等待別人」及「資料」,對我來說沒多大作用,所以沒有加入。)亦可考慮設立一個「CC」的資料匣,接收自己只被列入CC人士的電郵。
  • 然後是設定 Filter Rules (篩選),將自己的電郵為 「CC」或某些特定不重要的郵件(如從某人或公司來的)加上標記(或移動這些郵件至某資料匣。這樣,新郵件便很容易被辨別,一目瞭然。
  • 設定接收電郵的頻率-如果你是經常在電腦前工作的話,每次收到新郵件都可能會分散你的注意力,影響進行中的工作。所以,收件頻率不要設為每幾分鐘一次。我建議是每兩小時一次。如果可以的話,最好是手動接收,每天兩至三次(早上、午飯後及放工前)。

操作方法

心法很簡單:「即時處理」。所有郵件,在收到後立刻閱讀並以下列原則分類及處理:

  1. 沒有價值或用途的,立刻刪去。
  2. 能在兩分鐘內回覆的,立刻回覆,然後移至「存檔匣」或直接刪去。
  3. 要交給別人處理的,立刻轉寄有關人士,並將電郵移至「待辦」(或「等待別人」的資料匣)。由於我在 Thunderbird 加入了擴展功能,我會將電郵的標題加入「等待xxx」的字眼,方便以後搜尋。
  4. 不能立刻處理或要花一點時間消化的,移至「待辦」。
  5. 一般的CC及消閒電郵,由 Filter 或人手加標記,同時移至「待辦」。

由於你可能積存了過千郵件,所以第一次處理時是最困難的。簡單的方法是:先劃出兩至三小時出來,在不被干擾的情況下開始處理。所有超過一或兩星期的電郵都放進「存檔」,將自己只是屬於CC人物的電郵也存檔,然後按以上五個原則處理。

日常的操作便是簡約的五原則了。每次拉收電郵後按上列五點工作,Inbox 便會空。我的做法是每天撥出時間來處理「待辦」資料匣,例如:

  • 閱讀那些CC電郵,沒用的刪去,要行動的就計劃在何時如何做,並將電郵存檔。
  • 安排時間處理那些要花時間進行的工作,放進日程表或工作清單中,再將電郵存檔。
  • 等候別人的安排何時跟進,放在工作清單中,郵件可刪去或存檔。
  • 至於消閒的電郵,有時間則閱讀,沒時間則存檔(如果認為值得看)或刪去。

如此,你的電郵信箱便能真正為你服務,而不再成為負擔。

當然,關鍵是你能否持之以恆,實行即時處理,不對自己說「等明天才處理」等拖延的說話。當你習慣每天處理好你的 Inbox,你便能輕鬆地面對,不會再感到如在大海般的電郵中浮沉。

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