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自動聚焦時間管理法2(AF2)

Mark Forster在日前公告了自動聚焦時間管理法的第二版,可說是原本AF的進化版本。以下是全文的中譯本。(原本AF的中譯本在此

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以下是自動聚焦時間管理法2(Autofocus 2 Time Management System, AF2)的初步指引,讓熟悉自動聚焦時間管理法(AF)的朋友參考。足本的AF2指引將於稍後公佈。

推出修訂版AF的目的:

  • 更有效地處理緊急及必須的事項
  • 整體工作上有更好的平衡
  • 能更快地處理較大型或困難的事項
  • 免卻工作清單的處理變得緩慢
  • 更快地清除不欲處理的事項
  • 令刪減不作處理的事項不再是隨意的任務
  • 減少使用附加清單的需要
  • 令用家不須要再自行在AF方法上作出修改或調節,可即學即用

新修訂版亦不失原有AF的優點!

與原本AF相類之處

  • 一張長長的工作清單
  • 在加入工作任務時不須作出評估
  • 當你對一件工作事務有「興趣」或「感覺」才行動
  • 註銷工作的原則相同,或啟動的方式有所改變
  • 大致來說,AF2與AF的目的一樣,沒有規限一定的專案管理方法,可配合不同的專案管理方法使用

與原本AF的分別

  • 分頁不再被視作不同的單元。新的方法並不受頁面的長度(列數)所影響
  • AF2處理的是一張開放式的清單(Open List),而非一連串封存的清單(Closed Lists)

AF2的好處

  • 所有工作事項都隨時被處理,不怕忽略了緊急及同日的事項
  • 較容易將一件工作分拆為較細節的事項,不用另開一張清單
  • 註銷工作項目不再是以一頁為單位的「去或留」決定,令私人及公務事項放在同一清單也不會出現問題

不足之處

假如所欲工作的事項落在清單的較前位置,選取所需的時間便會較長。但作者本人並未發覺這有很大的影響;反之,這可能是一件好事,因為可以讓你的思維有多點時間去掌整體的情況。

這個方法的作業方式

如同AF一樣,你以清單記錄你欲完成的一切事項。但處理的方法不同之處是:

  1. 從清單最末的一項開始(最近期加入的工作)
  2. 自最後一項工作項目開始往回走,檢視清單中的清單中每一項未完成的工作,直至遇到一項有興趣或意欲開始進行的工作
  3. 開始進行該項工作,至完成或認為要停止
  4. 如未完成的話,將工作重新加入清單的最末
  5. 重新開始以上四個步驟

要注意的是,進行一件工作後,並非從清單中的有關工作項的位置開始考慮,而是回到清單的最末從新開始。由於新的工作項目會不斷被加進清單末端,所以當回到最末時,通常所踫到的事項已與前一次一同。

註銷事項

在每一天開始時,跳到清單最早而還有未完成項目的一頁,畫一條線「註銷監察線」在第一堆連續而未完成的工作項目之下,線上的未完成事項現在便成為將被註銷的項目。項目的數目可從一至很多項。

在往後一天開始時,所有在「註銷監察線」上而未被處理的項目將全被註銷。註銷時最好以螢光筆標示這些事項,以便以後檢討之用。

完成註銷後便如上所述再畫線標示將被註銷的項目。

例子:
在某一天開始時,前一下所畫的線下有二項處理的事項,然後有三項未處理的,之後是五項已處理的工作。在三項未處理的事項之後畫上一條橫線,表示線上的事項將被註銷。在下一天開始時此三項中尚未被處理的事項,將被註銷。

與AF些較,這個處理註銷的程序對整個系統十分重要。沒有了這個程序的話,便沒有足夠的動力去回顧較前的頁面。故此,應用AF2 時必須依從這個程序,令整個方法不致失去平衡。

檢視整張清單

每天在畫上「註銷監察線」後,應先行將整張清單檢視一次後,才開始工作。從「註銷監察線」開始至清單的最末,逐一檢視,並特別留心對在未來數天有可能被註銷的事項。

如何開始

最理想的做法是先由五項比較容易處理的事務作為清單的起點,然後按需要加入新的事項。這樣,所有在清單的項目都是適時及切合現況的。

你亦可以沿用以往AF的清單,過度至AF2,但對大多數人來說,一個新的開始會比較合適。

注意事項

切勿將以往工作清單(To-do List)中的工作,或所有你認為應做或可做的工作事項加進AF2清單中。否則,你便會擁有一張長長而不能消化的清單。你必須抗拒這種做法,並依照「如何開始」的指示去做。

你亦必須抗拒不回到清單最末檢視清單的做法。在處理完一件任務後,不開始處理在(清單中)附近的未完成事項好像有點不方便,但在心理上,回到最末是十分重要的。

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Photo credit: John-Morgan

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One Response to 自動聚焦時間管理法2(AF2)

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