自動聚焦時間管理法(修訂版, AF3)

這次是 Mark Forster 對自動聚焦時間管理(Autofocus Time Management System, AF)法的一次重要修訂,大大提升了AF的功效。(原文英文本

為確保你能對本系統有一個完整的概念,請先閱畢本文,然後才依文末「起步指引」的步驟開始實行。

概論

AF的主要元件是一張包括我們所有待辦事項的清單,當有新的待辦事項出現時,便將其加在清單的末端。處理清單有三種模式:逆向模式、順序模式及檢討模式。

逆向模式(Reverse Mode)

顧名思義,這個模式是從清單的末端開始工作,往回走向清單的起點。由於清單的末端是最近加入的工作項目,所以逆向模式的目的是對較緊急或新加入的事項作處理。你在每天開始AF工作時,應先進入逆向模式。

順序模式(Forward Mode)

這個模式從清單的起始項目順序處理,目的是對在逆向模式下,不易被處理的緩急性較低項目,或未被處理的項目作出行動。

檢討模式(Review Mode)

在每一天開始時,在清單中存在最久的工作項目,會被列作待檢討項目。假如在當天中這些事項還沒有被處理的話,它們會被標示為檢討項目,而且再不被視為清單中活躍(即會成處理)的事項。這些項目只會在經過檢討決定後,才能重新加入於活躍的清單中。

詳細指引

逆向模式(Reverse Mode)

逆向模式是每一天的起始模式。

從清單最末的一項工作開始往回走,檢視每一工作事項,直至發現一項你感到要處理的,便開始該項工作。當你認為對該項目的工作已足夠時(不論完成與否),便將其在清單中刪去。

假如該項工作還未完成,便應重新將其加在清單的最末。另外,如果該事項是一件重覆出現的工作(例如處理電郵),亦應重新加在清單的最末。

當完成處理一件事項後,便回到清單的最末一項,再開始以上程序作出處理。

注意:每次完成手上的工作時,都應回到清單的最末重覆程序。

順序模式(Forward Mode)

在清單中加入「轉為順序模式」的工作項目。

當在逆向模式檢視至「轉為順序模式」一項時,若你感到願意的話,可轉換至順序模式。

順序模式的作業方式與逆向模式有很大分別。

順序模式中以一頁為一單元,從尚有未處理事項的第一頁開始,逐頁處理。先快速地檢閱一次整頁中尚未處理的工作事項,然後再順序逐一考慮,當遇到一項你感到想處理的事項時,便開始作出處理。

完成該項工作後,回到該頁並重覆以上作業方法,直至在該頁面上再沒有感到想處理的工作事項,才移至下一頁再開始以上工作。

當你移至一頁而沒有任何一項感興趣處理的事項時,便是回到「逆向模式」的時候了。不過,這規則並不適用於清單最末的一頁,即正在加入新工作事項的頁面。

在回到逆向模式時,請在清單中加入「轉為順序模式」為工作項目。

注意:

1) 每一次當你從逆向模式轉到順序模式時,應從第一項未被處理的項目關始作業。

2) 假如你因為處境的問題而不能處理一頁中的任何事項(因為所處的地方不可能讓你處理),你便可跳過該頁,繼續進行順序模式。

3) 假如你在順序模式中到達了清單的最後一頁,在完成你可處理的事項後,回到清單的開頭(即第一項未處理的事項)繼續作業。

檢討模式(Review Mode)

在每一天開始時,清單中的第一群相連的未處理項目(可能是一項或多項),會被列為待檢討事項,並在群組下畫一條線作標示。

任何在往後一天仍未被處理的待處理事項,將會被列入檢討之列。你可以用螢光筆標示這些項目。

這些被列為「檢討」的事項亦被視為已被刪除,在未被檢討考慮之前不會重新被加入清單中。檢討工作會按加入在清單中的「轉為檢討模式」的重覆工作處理。

在「檢討模式」中,你可以重新將被檢討的事項加入清單中(請參閱下列指引),而原來被標示的項目則會被劃去,以免在日後的檢討中又再重新考慮。你亦應將被認為以後不會再作檢討的項目刪去。

當檢討完成後,於清單中重新加入「轉為檢討模式」一項,然後回到你之前進行中的模式。

檢討工作指引

請嚴格地遵守「只有在檢討後才能重新加入清單」的規定。將工作項目列為待檢討事項,是AF時間管理法其中一個最具威力的元素。偏離這規定會大大影響AF的運作成效。

在檢討模式時,你應該認真考慮每一項目被檢討的原因:「這工作事項否真的要處理?」、「現在是否處理這件工作的時候?」、「這件工作會否令你偏離你的主要目標?」或其他相關考慮等。當你決定將被檢討的工作事項重新加入清單時,最好是將他分拆為較小的工作項目,或是以不同的字眼來描述。

起步指引

  1. 要開始應用AF,你只需要一支筆及一本單行筆記本。往後你還會需要螢光標示筆。縱使你希望使用電腦來使用AF,最好還是先從紙及筆開始。
  2. 在筆記本上,以每一行為一條的方式,記下你將要處理的工作事項。開始時,你不必將所有事項記錄下來。當你日後想起其他應處理的事項,或有新的事項出現時,便將它們加入清單中。
  3. 加入「轉為順序模式」一條在清單中。
  4. 重閱有關逆向模式的指引,確保自己明白方法及程序。
  5. 開始以逆向模式作業。
  6. 當你決定進行「轉為順序模式」時,重閱有關的指引。在確保自己明白內容後,開始進入順序模式作業。
  7. 繼續按AF的方法,以逆向及順序模式交替作業。因為換轉模式的頻率會因情況而異,所以不用為這點操心。
  8. 在下一天的開始時,重閱有關檢討模式的指引,並按指引將工作事項列為待檢討。
  9. 開始以逆向模式作業(請緊記:逆向模式是起始作業方式)
  10. 在當天中重閱整份指引。

樣本頁面

按此參閱作者未經修飾的AF頁面

有關樣本頁面的注意事項:

  1. 在每一天加入的第一項工作事項的左邊(貼近頁面邊沿),記下當天日期。樣中是21/7(7月21日,美式為7/21)。
  2. 在已處理(刪去)的事項左邊加入日期(不包括月份)。作者在每天的開始時一併將前一天的日期記下,所以你會發現「Article for “Eaglet"」旁沒有標日期,因為它是在當天完成的。
  3. 被刪去的事項以一條單線劃去。在對一件事項開始處理時,作者會在其旁近頁面邊沿處以一小圓點標示(樣本頁面中有數項標有圓點)。這樣可幫助你投入該工作,亦較容易在頁中找到處理中的事項。當完成工作後,作者會從圓點開始畫線。
  4. 相連刪去的項目以垂直線連在一起,令尋找未被處理的項目來得更容易。
  5. 你會發現頁中有兩處是被橫線從左至右完全劃開,這些線是用來標示其上被列為有待檢討的事項的。在樣本中,只有一項是在當天被列為有待檢討,這就是「Article for “Eaglet"」。

假如你對統計分析工作的成效沒有興趣的話,你便不必在事項旁加入日期。

請注意:作者沒有在工作事項旁加入重要性、分類等標記,所以頁面能保持簡潔。

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