Mark Forster 的終極時間管理法(完美版)

Mark Forster

Mark Forster是一位與筆者時有聯繫的時管理大師,數年前,我亦曾在本網誌發布他的自動聚焦時間管理法﹙AutoFocus﹚的中文版。Mark與其他的大師不同之處,是其不斷的推陳出新,從實踐中尋找更好的方法的精神。2012年他提出了終極時間管理方案(Final Version),現在又再將系統作出改善,推出完美版Final Version Perfected, FVP)。

得到Mark的首肯,筆者將FVP譯為繁體中文版,希望能推廣一下這套實用的方法。

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如何選擇自動聚焦事間管理法的不同版本

自動聚焦時間管理法(Autofocus Time Management System),簡稱AF,是英國時間管理大師 Mark Forster 近期開創的工作及時間管理法。AF 現仍在不斷開發改良中,有幾個不同的版本,可按你自己的需要來選擇合適的試行。

Autofocus 1 (AF1)

是最初發佈版本,亦較多人使用。大多數用家都是以往未能找到一個合用的時間管理法的人。其缺點是緊急的事項須要在方法以外作出處理。

Autofocus 2 (AF2)

這以 AF1 的改良版,對緊急的工作事項有很好的處理能力。但對於處理非緊急事項及重要的項目,便顯得不夠效率。

Revised Autofocus (AF3)

這版本結合 AF1 與 AF2 的優點,但缺點是方法比較繁複,效率相對之下較低。

Autofocus 4 (AF4)

這個版本的目的是包羅前三版的優點,但除去他們的缺點。

各版本的共通點是他們都基於一份長長而沒有分類的清單,其不同只在於如何處理清單的項目。而由於基礎相同,要在版本之間作出轉換,亦十分容易。

那一個版本才合用?

由於各個版本各有長短,你可按自己的需求,作出選擇:

  • 假如你的事務多是緊急及受制於外在的時限,AF2 便比較適合。
  • 如果你的工作需求節拍較慢,限期亦可由自己訂下來的話,AF1 便較合用。
  • 若你的工作是前兩者的混合,那AF3便是最佳選擇。
  • 而 AF4 的設計是集各版本的優點,應是不二之選,但由於仍在試用階段,故大家亦可試用比較一下。

自動聚焦時間管理法(第四版, AF4)的初步說明

Mark Forster 的自動聚焦時間管理法進入了第四版(AF4),以下時初步的說明,詳細的指引 Mark 會於日後發放。(原文在此

Mark 於09年9月7日發佈了他的應用實例。此時間管理法以紙和筆為基礎,但也能輕易地於電子系統中應用。

你先要準備一本單行記事本。

  1. 以一行記錄一件事項,將你所要完成的事務列出一份清單(亦可沿用現有的清單)。你不用急著將所有事項記錄下來,因為你可以在日後想起時才將未寫下的加入清單中。
  2. 在清單的最後一項後劃上一條橫線。所有在橫線以上的便是「積存工作(Backlog)」。有新的工作事項時,便在橫線以下的地方加入。橫線以下的工作稱入「動態的工作(Active)」清單。
  3. AF4的處理從積存工作開始。逐一檢視積存工作,並處理其中你認為想處理的工作事項。處理後,將有關工作項目從清單中刪除。若工作未真正完成,應重新加入在動態清單的末端。
  4. 當你處理積存工作至橫線時,並不須要轉至動態工作清單中工作。反之,應回到積存清單的起始地方,重新逐項檢視及處理。直至你從積存工作清單的起始至末端都找選不到任何一項工作處理為止。
  5. 轉至動態清單。逐一檢視清單中的事項,並處理感到興趣的工作項目。
  6. 當到達清單最末一項後,回到積存工作清單的第起始項目(回到第3步)。
  7. 當你將積存工作清單的所有項目都刪去後,便在動態工作清單中的末端劃上一條橫線,標示橫線以上的成為了積存的工作。

簡言之:

你的清單分為兩部分:積存工作及動態工作。你反覆檢視積存的工作,直至再沒有你想處理的工作項,便檢視及處理一次動態工作的清單。當所有積存工作被處理後,便將動態工作清單轉為積存工作清單。

刪去未被處理的工作項目

在一段時間後,你的積存清單便會剩一幾項你不想或不願處的項目。你會發現自己不斷從動態清單中回到積存清單,並立刻又回到動態清單。

當這種情況出現時,你便應以螢光標示筆刪去積存工作中餘下的項目,並跳至第7步,將動態清單轉為積存清單。

在下一次視積存項目時,你便應決定如何處理那些以螢光筆標示的項目:放棄、重新加入到動態清單中、或是存放(或記錄)在一個提示系統中於日後再考慮。當考慮時,你應思考一下為何工作事項沒有被處理。

其他應用平台

你可以不用單行本,改為以活頁紙。那你便要有兩份清單:積存及動態。如何你有需要檢視(以螢光筆標示)的未完成工作的話,你便須要保存舊的積存工作清單,直至檢視完畢為止。

如昨天(9月7日)的示範一樣,電子平台的推行也很容易。你可以刪去已處理的工作,而不用以橫線劃去它們;亦不用以斜體標示新加入的工作(因為這是示範用的);但你可能應以粗體來標示正在處理的工作,以便能很快地回到清單中的位置。

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自動聚焦時間管理法(修訂版, AF3)

這次是 Mark Forster 對自動聚焦時間管理(Autofocus Time Management System, AF)法的一次重要修訂,大大提升了AF的功效。(原文英文本

為確保你能對本系統有一個完整的概念,請先閱畢本文,然後才依文末「起步指引」的步驟開始實行。

概論

AF的主要元件是一張包括我們所有待辦事項的清單,當有新的待辦事項出現時,便將其加在清單的末端。處理清單有三種模式:逆向模式、順序模式及檢討模式。

逆向模式(Reverse Mode)

顧名思義,這個模式是從清單的末端開始工作,往回走向清單的起點。由於清單的末端是最近加入的工作項目,所以逆向模式的目的是對較緊急或新加入的事項作處理。你在每天開始AF工作時,應先進入逆向模式。

順序模式(Forward Mode)

這個模式從清單的起始項目順序處理,目的是對在逆向模式下,不易被處理的緩急性較低項目,或未被處理的項目作出行動。

檢討模式(Review Mode)

在每一天開始時,在清單中存在最久的工作項目,會被列作待檢討項目。假如在當天中這些事項還沒有被處理的話,它們會被標示為檢討項目,而且再不被視為清單中活躍(即會成處理)的事項。這些項目只會在經過檢討決定後,才能重新加入於活躍的清單中。

詳細指引

逆向模式(Reverse Mode)

逆向模式是每一天的起始模式。

從清單最末的一項工作開始往回走,檢視每一工作事項,直至發現一項你感到要處理的,便開始該項工作。當你認為對該項目的工作已足夠時(不論完成與否),便將其在清單中刪去。

假如該項工作還未完成,便應重新將其加在清單的最末。另外,如果該事項是一件重覆出現的工作(例如處理電郵),亦應重新加在清單的最末。

當完成處理一件事項後,便回到清單的最末一項,再開始以上程序作出處理。

注意:每次完成手上的工作時,都應回到清單的最末重覆程序。

順序模式(Forward Mode)

在清單中加入「轉為順序模式」的工作項目。

當在逆向模式檢視至「轉為順序模式」一項時,若你感到願意的話,可轉換至順序模式。

順序模式的作業方式與逆向模式有很大分別。

順序模式中以一頁為一單元,從尚有未處理事項的第一頁開始,逐頁處理。先快速地檢閱一次整頁中尚未處理的工作事項,然後再順序逐一考慮,當遇到一項你感到想處理的事項時,便開始作出處理。

完成該項工作後,回到該頁並重覆以上作業方法,直至在該頁面上再沒有感到想處理的工作事項,才移至下一頁再開始以上工作。

當你移至一頁而沒有任何一項感興趣處理的事項時,便是回到「逆向模式」的時候了。不過,這規則並不適用於清單最末的一頁,即正在加入新工作事項的頁面。

在回到逆向模式時,請在清單中加入「轉為順序模式」為工作項目。

注意:

1) 每一次當你從逆向模式轉到順序模式時,應從第一項未被處理的項目關始作業。

2) 假如你因為處境的問題而不能處理一頁中的任何事項(因為所處的地方不可能讓你處理),你便可跳過該頁,繼續進行順序模式。

3) 假如你在順序模式中到達了清單的最後一頁,在完成你可處理的事項後,回到清單的開頭(即第一項未處理的事項)繼續作業。

檢討模式(Review Mode)

在每一天開始時,清單中的第一群相連的未處理項目(可能是一項或多項),會被列為待檢討事項,並在群組下畫一條線作標示。

任何在往後一天仍未被處理的待處理事項,將會被列入檢討之列。你可以用螢光筆標示這些項目。

這些被列為「檢討」的事項亦被視為已被刪除,在未被檢討考慮之前不會重新被加入清單中。檢討工作會按加入在清單中的「轉為檢討模式」的重覆工作處理。

在「檢討模式」中,你可以重新將被檢討的事項加入清單中(請參閱下列指引),而原來被標示的項目則會被劃去,以免在日後的檢討中又再重新考慮。你亦應將被認為以後不會再作檢討的項目刪去。

當檢討完成後,於清單中重新加入「轉為檢討模式」一項,然後回到你之前進行中的模式。

檢討工作指引

請嚴格地遵守「只有在檢討後才能重新加入清單」的規定。將工作項目列為待檢討事項,是AF時間管理法其中一個最具威力的元素。偏離這規定會大大影響AF的運作成效。

在檢討模式時,你應該認真考慮每一項目被檢討的原因:「這工作事項否真的要處理?」、「現在是否處理這件工作的時候?」、「這件工作會否令你偏離你的主要目標?」或其他相關考慮等。當你決定將被檢討的工作事項重新加入清單時,最好是將他分拆為較小的工作項目,或是以不同的字眼來描述。

起步指引

  1. 要開始應用AF,你只需要一支筆及一本單行筆記本。往後你還會需要螢光標示筆。縱使你希望使用電腦來使用AF,最好還是先從紙及筆開始。
  2. 在筆記本上,以每一行為一條的方式,記下你將要處理的工作事項。開始時,你不必將所有事項記錄下來。當你日後想起其他應處理的事項,或有新的事項出現時,便將它們加入清單中。
  3. 加入「轉為順序模式」一條在清單中。
  4. 重閱有關逆向模式的指引,確保自己明白方法及程序。
  5. 開始以逆向模式作業。
  6. 當你決定進行「轉為順序模式」時,重閱有關的指引。在確保自己明白內容後,開始進入順序模式作業。
  7. 繼續按AF的方法,以逆向及順序模式交替作業。因為換轉模式的頻率會因情況而異,所以不用為這點操心。
  8. 在下一天的開始時,重閱有關檢討模式的指引,並按指引將工作事項列為待檢討。
  9. 開始以逆向模式作業(請緊記:逆向模式是起始作業方式)
  10. 在當天中重閱整份指引。

樣本頁面

按此參閱作者未經修飾的AF頁面

有關樣本頁面的注意事項:

  1. 在每一天加入的第一項工作事項的左邊(貼近頁面邊沿),記下當天日期。樣中是21/7(7月21日,美式為7/21)。
  2. 在已處理(刪去)的事項左邊加入日期(不包括月份)。作者在每天的開始時一併將前一天的日期記下,所以你會發現「Article for “Eaglet"」旁沒有標日期,因為它是在當天完成的。
  3. 被刪去的事項以一條單線劃去。在對一件事項開始處理時,作者會在其旁近頁面邊沿處以一小圓點標示(樣本頁面中有數項標有圓點)。這樣可幫助你投入該工作,亦較容易在頁中找到處理中的事項。當完成工作後,作者會從圓點開始畫線。
  4. 相連刪去的項目以垂直線連在一起,令尋找未被處理的項目來得更容易。
  5. 你會發現頁中有兩處是被橫線從左至右完全劃開,這些線是用來標示其上被列為有待檢討的事項的。在樣本中,只有一項是在當天被列為有待檢討,這就是「Article for “Eaglet"」。

假如你對統計分析工作的成效沒有興趣的話,你便不必在事項旁加入日期。

請注意:作者沒有在工作事項旁加入重要性、分類等標記,所以頁面能保持簡潔。

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自動聚焦時間管理法2(AF2)

Mark Forster在日前公告了自動聚焦時間管理法的第二版,可說是原本AF的進化版本。以下是全文的中譯本。(原本AF的中譯本在此

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以下是自動聚焦時間管理法2(Autofocus 2 Time Management System, AF2)的初步指引,讓熟悉自動聚焦時間管理法(AF)的朋友參考。足本的AF2指引將於稍後公佈。

推出修訂版AF的目的:

  • 更有效地處理緊急及必須的事項
  • 整體工作上有更好的平衡
  • 能更快地處理較大型或困難的事項
  • 免卻工作清單的處理變得緩慢
  • 更快地清除不欲處理的事項
  • 令刪減不作處理的事項不再是隨意的任務
  • 減少使用附加清單的需要
  • 令用家不須要再自行在AF方法上作出修改或調節,可即學即用

新修訂版亦不失原有AF的優點!

與原本AF相類之處

  • 一張長長的工作清單
  • 在加入工作任務時不須作出評估
  • 當你對一件工作事務有「興趣」或「感覺」才行動
  • 註銷工作的原則相同,或啟動的方式有所改變
  • 大致來說,AF2與AF的目的一樣,沒有規限一定的專案管理方法,可配合不同的專案管理方法使用

與原本AF的分別

  • 分頁不再被視作不同的單元。新的方法並不受頁面的長度(列數)所影響
  • AF2處理的是一張開放式的清單(Open List),而非一連串封存的清單(Closed Lists)

AF2的好處

  • 所有工作事項都隨時被處理,不怕忽略了緊急及同日的事項
  • 較容易將一件工作分拆為較細節的事項,不用另開一張清單
  • 註銷工作項目不再是以一頁為單位的「去或留」決定,令私人及公務事項放在同一清單也不會出現問題

不足之處

假如所欲工作的事項落在清單的較前位置,選取所需的時間便會較長。但作者本人並未發覺這有很大的影響;反之,這可能是一件好事,因為可以讓你的思維有多點時間去掌整體的情況。

這個方法的作業方式

如同AF一樣,你以清單記錄你欲完成的一切事項。但處理的方法不同之處是:

  1. 從清單最末的一項開始(最近期加入的工作)
  2. 自最後一項工作項目開始往回走,檢視清單中的清單中每一項未完成的工作,直至遇到一項有興趣或意欲開始進行的工作
  3. 開始進行該項工作,至完成或認為要停止
  4. 如未完成的話,將工作重新加入清單的最末
  5. 重新開始以上四個步驟

要注意的是,進行一件工作後,並非從清單中的有關工作項的位置開始考慮,而是回到清單的最末從新開始。由於新的工作項目會不斷被加進清單末端,所以當回到最末時,通常所踫到的事項已與前一次一同。

註銷事項

在每一天開始時,跳到清單最早而還有未完成項目的一頁,畫一條線「註銷監察線」在第一堆連續而未完成的工作項目之下,線上的未完成事項現在便成為將被註銷的項目。項目的數目可從一至很多項。

在往後一天開始時,所有在「註銷監察線」上而未被處理的項目將全被註銷。註銷時最好以螢光筆標示這些事項,以便以後檢討之用。

完成註銷後便如上所述再畫線標示將被註銷的項目。

例子:
在某一天開始時,前一下所畫的線下有二項處理的事項,然後有三項未處理的,之後是五項已處理的工作。在三項未處理的事項之後畫上一條橫線,表示線上的事項將被註銷。在下一天開始時此三項中尚未被處理的事項,將被註銷。

與AF些較,這個處理註銷的程序對整個系統十分重要。沒有了這個程序的話,便沒有足夠的動力去回顧較前的頁面。故此,應用AF2 時必須依從這個程序,令整個方法不致失去平衡。

檢視整張清單

每天在畫上「註銷監察線」後,應先行將整張清單檢視一次後,才開始工作。從「註銷監察線」開始至清單的最末,逐一檢視,並特別留心對在未來數天有可能被註銷的事項。

如何開始

最理想的做法是先由五項比較容易處理的事務作為清單的起點,然後按需要加入新的事項。這樣,所有在清單的項目都是適時及切合現況的。

你亦可以沿用以往AF的清單,過度至AF2,但對大多數人來說,一個新的開始會比較合適。

注意事項

切勿將以往工作清單(To-do List)中的工作,或所有你認為應做或可做的工作事項加進AF2清單中。否則,你便會擁有一張長長而不能消化的清單。你必須抗拒這種做法,並依照「如何開始」的指示去做。

你亦必須抗拒不回到清單最末檢視清單的做法。在處理完一件任務後,不開始處理在(清單中)附近的未完成事項好像有點不方便,但在心理上,回到最末是十分重要的。

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Photo credit: John-Morgan