Archive for category 管理點滴

死症與活命藥

和客戶的幾個改善小組開了一個檢討會,回顧「流程改善」培訓項目的成效。

一個兩天的培訓課程,加上為期數星期的自選實戰項目,結果既能讓員工掌握改善的概念及技巧,亦可同時為公司/機構帶來實質的改善。(對不起,有點像賣廣告。)

已不是第一次進行類似的項目,可以說一切已了然於胸。員工所學到的及體驗到的,以至改善的成效,都是慣見。

今天郤聽到一點今自己有驚喜的事情。

其中一個團隊,所選的改善題目,本來是大家都認為是「死症」的問題。多年如是,沒有資源,加上面對人事及與顧客關係的問題,小組本來只是本著「一試無妨,不成也無礙。」的心態選這個題。

但當大家能接部就班,用比較宏觀及整體的觀點去檢視問題,便發覺死胡同原來暗藏生機。配合實地考察、分析及體驗設計(Experience Design)等的方法的幫助下。情況不但得以改善,而且在不增加資源的情況下,也改善了工作氣氛。

機構內的問題,本來便沒有甚麼「死症」與否,但由於我的對問題下了定案,便限制了我們的思維與行動。不論是甚麼派別的改善方法,最重要是能令員工對問題以不同的角度去探討。新的視野,會帶來新的體會,新的行動,造就新的結果。

你身邊又有沒有改善不了的「死症」呢?

Photo credit: paintMonkey

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門鎖的啟示:價低者得就是省?

昨天家中發生了一件小意外。愛人因浴室門鎖壞了而被困其中,終於小弟花了九牛二虎之力,以從電視橋段中學到的方法,用一張過了期的信用咭把門弄開了。尚幸只是數分鐘光景,亦不用破門撬鎖。

開門後,我急忙為門鎖拍張照,然後到附近的鎖匠處買鎖更換。

光頭的店主看了看相片,說:「這樣醜的鎖,我們沒有賣!」

我:「甚麼!?」

店主:「看這些款式,品質不好呀。所以我們沒有賣。算是有的話,賣了給你,也怕不到幾個月便把人困在浴室中。」

我:「果真料事如神,就是剛剛困了人。不過鎖是上一手業主換的。」

店主:「換個好一點的貨色吧。價錢是貴一點,不過保證三五年都沒問題。」

心想,不要因今天省一塊,明天十倍付。於是便買了貴一點的一款換了,其實也不過數十塊錢。(小弟喜歡DIY,所以不用鎖匠上門維修。)

不料今天的在一家社會服務機構開會,他們分享面對的困難是:

機構為了要問責及節省開支,所以奉行「價低者得」的政策。

結果是:

  • 院舍的門鎖經常壞,上星期就有兩位院友因此被困房中。
  • 廁板因為品質不好,加上院友的使用習慣,至經常破爛而須要更換。

其實,很多公司機構都有類似的問題。負責採購的同事,為公司省錢,亦為了免郤因沒有採用最低價而要重重解釋的麻煩,所以便緊守「價低者得」的政策。

但是,他們郤忽略了一個重要的慨念:整體擁有成本(Total Cost of Ownership, TCO)。簡單來說,就是採購時要考慮所有關於採購及使用的相關費用,然後才評估那一選擇較為化算。

例如,

市面上的噴墨打印機的售價十分便宜,甚至港幣200左右都有;反之,鐳射打印機便貴很多,如果同是彩色打印的話,價格是港幣2000左右起。

以此來看,噴墨打印機是比較相宜的選擇。

但是,如果我們把噴墨/碳粉的用量及價格也計算的話,一年下來,使用噴墨打印的成本會高很多。

假如你通常是打印文件,而不是要打印照片的話,你會選擇那一種?

同樣地,門鎖的TCO包括:在合理年期中有關安裝及維修的費用,以此算來,$50而在半年內很大機會壞的門鎖,相對於$90但三年不會壞的,就算是一年為期,也會因用劣質門鎖而花費多了。而且,這還未計算因壞鎖而帶來的不便或意外。

如果真正省錢及問責,請改用「TCO低者得」政策,莫因小失大!

Graphics credit: Inasto, Nicubunu, Mystica

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企業發展的迷思

假如我問:企業或機構應否持續發展?

大家的答案大多會是:當然!

那麼,如何才算發展呢?

以下是一些常見的答案:

  • 生意額愈做越大
  • 客戶愈來愈多
  • 員工人數增長

增長與發展是兩頭馬車

但是,增長與發展是兩回事。Russell Ackoff 不斷提醒我們兩者的分別。

增長(Growth)提的是規模上的壯大,例如人數、客戶、市場等的增加

發展(Development)提的是能力上的提升,例如產品開發的能力、滿足客戶的能力等的提升。

很多企業追求增長,努力拓展,甚至以收購合併來達到目的。但是到了今天金融海嘯,又是否有利?

企業進化論

從達爾文的進化論,可能會得到一點啟示。

進化論的結論是:Survival of the fittest 物競天擇,適者生存。
重點是「適者」。

追求增長,得到的是「大者」。規模龐大,但是否能適應環境?恐龍雖然龐大,也落得的絕種收場;鐵達尼號自稱不會沉的船,現在永留深海。

企業追求的是否應該是體格(Fitness),而非規模(Size)?

「發展」追求的是能力上的提升,是企業體格的強化:

  • 產品的開發能力
  • 生產力
  • 所能處理的難度
  • 服務的水平
  • 應變能力

簡單一點說:增長,就是要「人多勢眾」;而發展,就是追求「人強馬壯」。

請問,你的機構企業在追求增長還是發展?

你們又做了甚麼令機構持續發展呢?

photo credit: Marina Cast.

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理論與實踐,知識與體驗

幾天前,與一位年輕的中層管理人閒談,她問到我協助企業進行策略規劃的大概。於是我簡短的將過程說了一篇。然後,她冷冷地說:「那還不是跟教科書上說的差不多?」

心中感到很有趣:應該有很大的分別嗎?作為顧問,是否應該有甚麼天大的秘密分享才對?

我只說了一句:「對,是差不多。問題是如何做好整個過程。」

接下來的對答及她的神情,告訴我她認為這實在太簡單,就只是「依書直做」罷了。

作了顧問多年,最難的不是協助資深的管理人作改善或制訂策略,而是令初出茅蘆經驗尚淺的管理人真正學懂一句說話:

書到用時方恨少,事非經過不知難。

大多數人看罷一本教授網球技巧的書,也不會天真到自認為已經掌握了打網球的技巧。有趣的是,很多人在看罷一本管理的書籍後,便會自以為已掌握其中大要,差不多能以一位大師自居。

我也希望看完一本「圍棋心法」就能成為圍棋大師,上過一課「投資要訣」就能成為投資高手,看罷「父母指南」就能成為好的父母,又或是看過「美食大典」便能成為廚神,可以嗎?

正如《沉默的羔羊》一書中殺人醫生 Hector 對女主角 Clarice 所說的一句:

Life is too slippery for books

那位小女孩經理,還有很長的路要去體驗!

photo credit: woodleywonderworks

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令人享受的一次經驗分享

為客戶主持管理人的發展項目,很多時都會找來嘉賓作經驗分享。但不是每一次、每一位嘉賓的分享環節都是令人興奮享受的。

  • 有時是演說或談吐技巧的問題,氣氛呆板叫人失去興趣;
  • 有時是嘉賓準備不足,內容不切合需要;
  • 有時是過分注重演說,像上一堂課,缺少互動;
  • 有時是嘉賓太核意表現自己或自己的機構,只說好的,活像賣廣告般;
  • 當然,亦有時是內容的表述不合參加者水平,過分深入或過分片面。

經驗分享,指的是個人或機構的實戰體驗,不是學術的理論交流。

前幾天剛又為客戶安排了一次,是自己印像中其中一次最好的分享。

先說明一點,說「最好」並不是指其他的不好。在各類的分享中,客戶一般都有很好的得著,感到很滿意。所謂「最好」,的是從深度與互動的角度看,是否令參加者有一次難忘的經驗。

第一次,已是好幾年前的事,在一位客戶的管理人教練技巧(Coaching for Manager)培訓中,我邀請了一位羽毛球教練來分享教練之道。雖然那位教練並非在商界中工作,但從他分享訓練球員的事例及經驗,眾參加者得到了深刻的啟發。例如:

  • 如何按不同運動員的特殊情況來因材施教,培育及激發運動員
  • 如何推陳出新,發掘新的方法配合運動員的發展
  • 教練應有的心態

由於是從運動的範疇出發,尋找在管理上的應用,所以參加者的投入與思考空間甚多。

這一次,是一位資深的人力資源管理人員,分享他於管理人才方面的體會。為了令環節更互動親切,我們沒有用 Powerpoint 投影片,沒有預設的講稿,有的是按當時的氣氛與參加者的互動,來帶動話題。當然,沒有一定份量與內涵的嘉賓,也很難做得到。

會上分享的,都是很多香港公司所面對的問題。不同的,是嘉賓從個人經驗中所煶煉出來的體會及要點,令我的客戶有深刻的反思。包括:

  • 中港同事的融合
  • 如何管理中港不同文化
  • 培養及留住人才的方法
  • 善用政策與制度
  • 人才管理概念的一些反思

由於是互動的討論交流,內容有些時候會當頭棒喝,令參加者反省以往做法的問題;有些時候是令參加者面對現實,知道有些問題是只能減輕,很難消滅;有些時候是互勉,從分享中鼓勵大家一同努力;亦有時候是學習人家的好方法,應用在自己的公司之內。

分享,其實無須刻意安排,與朋友喝杯咖啡,暢講一番之際,也可以有很多的得著。每一次與人的交談接觸,都可以是很好的交流學習機會。

photo credit: drcorneilus

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