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將Gmail變成看你的工作看板

由於公司使用Google Apps作為電郵平台,加上個人電郵亦是以Gmail為主,所以Gmail的電郵界面成了日常工作的重要一環。雖然電郵本人的電郵管理已做得算不錯,日常近乎零收件匣,但電郵與日常工作流程及事項的串連卻總要費神。

近日發現Sortd這個Gmail/Google App的界面套件,它能將Gmail變成看板或Trello一般,十分方便分類管理及跟進。例如,你可以將電郵分類為「工作項目 To-Do」、「有待跟進 Follow-up」、「專案項目」等,甚要將它變成CRM或行銷管理平台,分為「初步接洽」至「完成簽約」等不同階段處理。比起Gmail的標籤,拖放式的排列方法來得更人性化及一目了然。

而且Sortd更可將不同的電郵歸納為一個主題,加入筆記、設立提示等功能,對於整合資訊及工作項目,實在是十分靈活。

Sortd現在還是Beta階段,如有興趣,可到其網站登記一試。

(利申:作者只為Sortd的用家,除此沒任何關係。)

 

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再沒有藉口不摺衣服

佷多人都不喜歡摺衣服。就算做起來,也摺得不整齊。

不論是工作或生活,只要肯動動腦筋,很多事情都可以簡化。

有了以下的工具,再沒有藉口了吧!

你又有沒有想過設計一些簡化生活或工作的小工具。

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活命清單(Life-Saving Checklists)

近年本港有關醫療事故的報導日多,由遺失病人資料至人命事故都時有所聞。

其實世界各地都不斷努力減少醫療事故的發生,世界衞生組織World Health Organization, WHO)近期便發表及推廣醫院使用一張活命清單

根據 WHO 與 Harvard School of Public Health 一項歷時一年,得世界各地八大城市的醫院參與的研究項目所得,一張簡簡單單的清單,減少了三分之一手術室發生的嚴重醫療事故,及令病人在重大手術後的死亡率降低了40%。(相關文章

到底這張清單有甚麼特別,能有這樣的功效?

其實這張清單十分簡單,沒甚麼醫療專業才能看懂的語言。其中後多條都是「理應如此」的事情,例如:「是否已核實病人身份」、「血氧監測儀是否已載好及運作正常」、「手術後各樣工具、棉花等數目是否正確」等。

可以說,清單中的各項是用來提醒工作人員(醫生及護理人員)一些基本的工作。不過,就是這些基本的項目,已能大大降低事故率。

美國 The Institute of Healthcare Improvement 亦開始引入清單,在 4,000 家醫院內,發起一個「五百萬條生命(5 Million Lives)」的運動。

WHO 的這個案例給管理人的啟發

很多企業機構都應用清單(或稱檢查表),但成效好壞不一。從 WHO 的案例,有幾點值得留意。

  • 清單要精簡  很多企業機構設計的清單,又長又仔細。換來的是繁複難用,費時失事,可用性低。清單精簡,用的人才感到方便,不會太花時間,又能幫助他們完成或保證一些重要的項目。
  • 使用清單的目的是提點  很多管理將清單當作為管理工作人員的依據,這無疑是本末倒置的做法。清單的作用應該是令提醒工作人員基本要做的事項。
  • 只包括重點  清單不必「保證」每個細節,無須包括所有事項。一份好的清單,如果能包括70%至80%最常出現事故的相關項目,便已有機會大大發揮效能。如果將之加長至包括所有事故的相關事項,則清單必然冗長及難以實行,變成了工作人員工作上的負累,弄巧反拙。

好的工具,應該是精簡易用的。

快檢查一下你自己公司內的各項清單,作一點改善吧。

(Photo credit: José Goulão)

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Twitter – 有趣的工具,有趣的現象

Facebook成了世界的中心,財富雜誌近期更以《How Facebook is Taking Over Our Lives(Facebook 如何掌管了我們的生活)》作封面主題。在香港也愈來愈多人在Facebook「生活」。

不過,Facebook以外的另一個有趣現象是Twitter,一種被稱為 Microblogging 的工具。人們不論何時何地,只要你能連上互聯網,便可以每條140個字母以內的信息,發放出去。所有你的Followers(追隨者),便會接收到這個信息。

你可能會問:這又有甚麼特別?只不過是網上的 SMS 吧。

但是,Twitter 已成為很多人日常與世界交流信息、意見及經驗的工具。

要知多一點,可收看以下 Twitter 的創造人的一段講解。

有興趣的話,可到 Twitter 網站開個帳戶感受一下,為甚麼 Twitter 會成為熱潮。

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Autofocus自動聚焦時間管理法

英國的時間管理專家 Mark Forster 最近發表了一個名為 Autofocus System 自動聚焦系統的時間管理方法。Mark 曾出版三本有關時間管理的著作,其中一本是 Do It Tomorrow

Autofocus 是一個有趣的方案,以記事本為基礎,簡單易用,但卻能助你將工作事務打點得井井有條。你可能會覺得他 Low-tech,但卻是近年眾多時間/工作管理法中比較人性化及簡單的方案。

今次我徵得 Mark 的同意,將他的 Autofocus 系統譯成中文,希望對大家有幫助。

全文如下:

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這個Autofocus自動聚焦系統能帶給你甚麼好處?

基於作者幾個星期的體驗,有如下的體會:

  • 能完成的工作量大增,處理工作的速度大大加快了。這似乎是由於工作時沒有太多心理阻力或思前想後所至。
  • 在沒有心理壓力下工作。雖則你仍然要處理各項工作,但沒有了因內在的心理阻力或感到吃力而來的障礙,令你感到樂於工作。當你對這個系統愈有信心,這一點便愈明顯。
  • 集中在重要的事項上。只以理性判斷來決定處理的重要事情,會因為與直覺上認為重要的事有所不同,而令你思前想後,不能集中精神工作。這個系統能有效地幫助你在當前情況下,選出「正確」的工作去做。
  • 處理常規工作的速度加快了。對於日常工作,例如處理電郵、回覆網上的問題、回覆電話等,處理的速度及效率大大地提升了。
  • 對重要事項及專案的處理更圓滿及細緻。這個系統鼓勵以「小段作業、頻頻處理(Little and Often)」的模式來處理重大的事項,促使一些例如「試行新系統」在一段時間內分段有系統地完成。另一個「小段作業、頻頻處理」所帶來的結果,是令你在一段較長的時間內分段構想一件事情,創意及新的構想便會隨之而來。


快速入門

這個工作系統的核心是一份工作列表清單。清單應列於一般有間線的單行筆記本(以每頁25至35行為最佳)內。當你想到或遇到新的工作事項時,便將它列為清單最末的一項。

對於列出的工作事項,以下列的方法一頁一頁逐一處理:

  1. 快速地將該頁所列的工作事項檢閱一次,但不作任何行動。
  2. 慢慢地從頁頂開始細閱每一項,直至你遇到一項你感到有興趣處理的。
  3. 隨自己喜歡工作多久,處理該項工作。
  4. 將該事項於清單中劃去。如果工作尚未完成,將之重新列於清單的最末(即最後一頁所有列表項目之後)。
  5. 繼續按以上步驟檢視及處理該頁餘下的事項,直至審視整頁後仍沒有一項你感到有興趣去完成為止。
  6. 移往下一頁,開始同一程序。
  7. 假如你在第一次檢閱一頁的清單後,發覺沒有任何一項你感興趣要處理的話,所有該項的未處理事項將即時被註銷刪去(以一支螢光筆標示已註銷的項目),不再重新列於清單的最末。(註:此動作並不適用於最後一頁清單,因為你仍在增加新的事項。)
  8. 當你重覆以上的程序至最後一頁後,便應從仍然有未完成事項的第一頁重新開始。

希望大家現在開始行動,嘗試一下,日後再閱讀下面的詳細說明。不要忘記把「閱讀自動聚焦系統的詳細說明」作為你的其中一個工作事項。

開始時,你不用建立一個很長很龐大的列表,你只要在想到一些工作事項時逐一加入便可以了。


詳細說明

當你想到或遇到新的工作事項時,將它列為清單最末的一項。

這個系統的一大特點是能讓你將任何事項都拋進去。我建議大家無須作判斷,直接將所有想到的事項加到列表中,這個系統自然會助你作出判斷。

快速地將該頁所列的工作事項檢閱一次,但不作任何行動

這樣做可以讓你的思想在沒有壓力下開始進行處理。

慢慢地從頁頂開始細閱每一項,直至你遇到一項你感到有興趣處理的

這是本系統的核心步驟。不要在腦海中將事項分輕重,因為這樣做會令你的思維不能平衡理性與直覺。反之,當我們在這個細心檢閱的過程中等待那一下的須要行動的感覺,一種難以形容但易於感受到的衝動時,你會意識到你已準備好要完成某一事項。若你繼續檢視其他事項,你也會感到你的思想會將你帶回那一個事項。當你感到你已準備好要處理該事項時,所有的內在的阻力便自然會消除。

隨自己喜歡工作多久,處理該項工作

當你感到已「足夠」時,便要停止。不要強迫自己繼續處理手頭的事項。本系統鼓勵以「小段作業、頻頻處理 (little and often)」為原則。

將該事項於列表中劃去。如果工作尚未完成,將之重新列於列表的最末

最好是先增加事項於列表末端,然後才劃去有關事項。將未完成的事項重新加在列表的最後,也是這個系統的重要部份。你應該將所有例行事項(例如處理電郵、文件或做運動)、所有仍未完成的工作(例如草擬文件或報告)、所有有待跟進的事項(例如等候某人回覆電郵)和長期的工作(例如閱讀一本書、雜誌或報告)重新加入列表中。你也許需要加入某件工作的下一步行動或跟進事項。

作者自己大約有一半至三分之二的工作事項是須要重覆加入的。

繼續按以上步驟檢視及處理該頁餘下的事項,直至審視整頁後仍沒有一項你感到有興趣去完成

將每一頁當作一個單元,令你從這種「結構性耽擱(Structured Procrastination)」中穫益。因為所為「耽擱」是相對性的,當你要從一堆較困難的事項中選擇時,開始行動便變得容易。

移往下一頁,開始同一程序

你可能很快便從一頁跳到下一頁,也可能在同一頁上花上很多時間。兩者間沒有好壞之分,最重要是你能根據「對感興趣的事項開始處理」作為原則辦事。

假如你在第一次檢閱一頁列表後,發覺沒有任何一項你感興趣要處理,所有該項的未處理事項即時被註銷刪去(以一支螢光筆標示已註銷的項目),不再重新列於列表的最末

這就是這個系統為你刪去工作事項,而不用你去逐一判斷的方法。你可能會很快遇到這個情況(例如你在清單中加入了很多你想閱讀的書籍);不然,你往後也會踫到這個情況。

請不要急忙地將刪去的事項重新加入列表中。這並不表示你不能重新加入這些工作事項,但最好是先隔一段時間,讓你能考慮清楚為何它們會被刪去:是工作根本不重要,不用理它?還是時機未到?還是它令你偏離了更重要的目標?又或是其他原因?

當你真的要重新加入一件事項時,最好是將其分拆為更細節的事項,又或是改動一下對事項的描述。

以一支螢光筆標示已註銷的項目可以令你能更輕鬆地翻看檢視這些事項。

請緊記: 此動作並不適用於列表的最後一頁,因為你仍正在這一頁增加新的事項

當你重覆以上的程序至最後一頁後,便應從仍然有未完成事項的第一頁重新開始

作者會在已沒有未完成工作的頁面的上角打上十字記號,並在現存列有未完成工作的第一頁上角打圈作記錄,以方便翻閱。你會發現你的「活躍」(還存在未完成工作事項)的項面數目會時常有很大的變動。(作者自己的列表便通常在三頁至十五頁的範圍內。)

這是一個頗容易令人入迷的系統(起碼在作者自己的經驗而言),所以你最好劃出固定的工作時間。時間到了便立刻停止,到下一節開始時再繼續工作。


處理過去積壓下來的工作

在開始應用這個系統時,你手頭上可能已有一大堆積壓著的工作。那麼,請一次過將這些工作事項加入列表中,應用這個系統去幫助你開展工作。假如你發覺其中有些工作被系統刪去,你便應認真地想一想它們是否真的有需要被完成。

但是,大量積壓的文件及電郵可能會令你不能有效率地處理新增的電郵及文件,所以,你亦可將這些積壓的工作移至另外設立的「積壓電郵匣」(在你的電郵軟件)或「積壓的文件匣」(在你的文件堆中),然後在列表中加入「清理積壓電郵」、「清理積壓文件」,與及「清理電郵」和「清理文件」(新收到的)。這樣,列表的便能包括處理積壓及新增項目的工作,令你不會顧此失彼。


為甚麼這個系統會行得通?

這個自動聚焦系統為你提供了一個平衡理性與直覺的處事架構。

假如我們嘗試只以理性行事,我們所做出來的計劃,便往往會因為我們自己並不完全理性的思維而被打亂。相信大家都曾經遇到一些我們知道理性上應做,但因為心中思前想後而沒有做的事情。

反之,如果我們只按心中的感覺行事,我們便會變得行事衝動及非理性。

當兩種思維方式能得到平衡,我們便能作出理性而亦令自己亦感到心安的事情。自動聚焦系便能幫助我們做到這一點,為我們提供了一個處事的架構,令我們可以在沒有壓力的情況下作出平衡的決策。

應做與不該

應做:相信這個系統,因為其結構能幫助你作出更好的決策。

應做:以常理行事。假如你遇到認為須要處理的突發事件,立刻去處理。

不該:對加入的工作事項作預先處理。否則,你便會在系統以外進行了效率較低的優先分類。

應做:處理工作的進度會時快時慢。有些事情會處理得快一點,有些會慢一點,有些會停頓一段時間,甚些會被刪去。這是正常的現象。

不該:將系統應用在如準備晚餐、練琴、關店上鎖等鎖定時間的工作上。

應做:在每次較長的休息時間後,檢視所有未完成的工作事項一次,才開始工作,令自己能對整體的情況有一個概念。

不該:忘記把有待跟進及提示事項加入系統。它們是令系統有效運作的重要元素。

應做:加入大量的創意工作,例如「構思有關…」、「研究…」、「討論…」及「檢討…」

應做:在你每一天加入的第一件事項旁註明日期。雖然這並非必要,但郤能幫助我們了解進度。

不該:在沒有任何其他方法或工具記錄你的構思或工作事項的情況下,將列表置於遠離自己的地方。

應做:找方法標示在未來定期發生的事情,例如使日程表或Outlook提示等。

應做:在不同地方設立一本列表筆記本,例如家中、工作間等

原文網頁

網上一位朋友所譯的簡體中文版
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當然,這個時間管理系統是協助你好好處理日常工作事務的方案。

其特點是簡單而有系統,沒有複雜繁覆的程序。讓你能在低心理壓力的情況下,好好地選擇及處理事務。

這個系統令你有一份「有生命」的清單,並助你養成經常地檢視未完成的工作的習慣。這樣,你便不用擔心會忘記任何工作。

大家不妨試一下這個方法。

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