英國的時間管理專家 Mark Forster 最近發表了一個名為 Autofocus System 自動聚焦系統的時間管理方法。Mark 曾出版三本有關時間管理的著作，其中一本是 Do It Tomorrow。 Autofocus 是一個有趣的方案，以記事本為基礎，簡單易用，但卻能助你將工作事務打點得井井有條。你可能會覺得他 Low-tech，但卻是近年眾多時間／工作管理法中比較人性化及簡單的方案。 今次我徵得 Mark 的同意，將他的 Autofocus 系統譯成中文，希望對大家有幫助。 全文如下： ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 這個Autofocus自動聚焦系統能帶給你甚麼好處？ 基於作者幾個星期的體驗，有如下的體會： 能完成的工作量大增，處理工作的速度大大加快了。這似乎是由於工作時沒有太多心理阻力或思前想後所至。 在沒有心理壓力下工作。雖則你仍然要處理各項工作，但沒有了因內在的心理阻力或感到吃力而來的障礙，令你感到樂於工作。當你對這個系統愈有信心，這一點便愈明顯。 集中在重要的事項上。只以理性判斷來決定處理的重要事情，會因為與直覺上認為重要的事有所不同，而令你思前想後，不能集中精神工作。這個系統能有效地幫助你在當前情況下，選出「正確」的工作去做。 處理常規工作的速度加快了。對於日常工作，例如處理電郵、回覆網上的問題、回覆電話等，處理的速度及效率大大地提升了。 對重要事項及專案的處理更圓滿及細緻。這個系統鼓勵以「小段作業、頻頻處理（Little and Often）」的模式來處理重大的事項，促使一些例如「試行新系統」在一段時間內分段有系統地完成。另一個「小段作業、頻頻處理」所帶來的結果，是令你在一段較長的時間內分段構想一件事情，創意及新的構想便會隨之而來。 快速入門 這個工作系統的核心是一份工作列表清單。清單應列於一般有間線的單行筆記本（以每頁25至35行為最佳）內。當你想到或遇到新的工作事項時，便將它列為清單最末的一項。 對於列出的工作事項，以下列的方法一頁一頁逐一處理： 快速地將該頁所列的工作事項檢閱一次，但不作任何行動。 慢慢地從頁頂開始細閱每一項，直至你遇到一項你感到有興趣處理的。 隨自己喜歡工作多久，處理該項工作。 將該事項於清單中劃去。如果工作尚未完成，將之重新列於清單的最末（即最後一頁所有列表項目之後）。 繼續按以上步驟檢視及處理該頁餘下的事項，直至審視整頁後仍沒有一項你感到有興趣去完成為止。 移往下一頁，開始同一程序。 假如你在第一次檢閱一頁的清單後，發覺沒有任何一項你感興趣要處理的話，所有該項的未處理事項將即時被註銷刪去（以一支螢光筆標示已註銷的項目），不再重新列於清單的最末。（註：此動作並不適用於最後一頁清單，因為你仍在增加新的事項。） 當你重覆以上的程序至最後一頁後，便應從仍然有未完成事項的第一頁重新開始。 希望大家現在開始行動，嘗試一下，日後再閱讀下面的詳細說明。不要忘記把「閱讀自動聚焦系統的詳細說明」作為你的其中一個工作事項。 開始時，你不用建立一個很長很龐大的列表，你只要在想到一些工作事項時逐一加入便可以了。 詳細說明 當你想到或遇到新的工作事項時，將它列為清單最末的一項。 這個系統的一大特點是能讓你將任何事項都拋進去。我建議大家無須作判斷，直接將所有想到的事項加到列表中，這個系統自然會助你作出判斷。 快速地將該頁所列的工作事項檢閱一次，但不作任何行動 這樣做可以讓你的思想在沒有壓力下開始進行處理。 慢慢地從頁頂開始細閱每一項，直至你遇到一項你感到有興趣處理的 這是本系統的核心步驟。不要在腦海中將事項分輕重，因為這樣做會令你的思維不能平衡理性與直覺。反之，當我們在這個細心檢閱的過程中等待那一下的須要行動的感覺，一種難以形容但易於感受到的衝動時，你會意識到你已準備好要完成某一事項。若你繼續檢視其他事項，你也會感到你的思想會將你帶回那一個事項。當你感到你已準備好要處理該事項時，所有的內在的阻力便自然會消除。 隨自己喜歡工作多久，處理該項工作 當你感到已「足夠」時，便要停止。不要強迫自己繼續處理手頭的事項。本系統鼓勵以「小段作業、頻頻處理 （little and often）」為原則。 [...]

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