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自動聚焦時間管理法(第四版, AF4)的初步說明

Mark Forster 的自動聚焦時間管理法進入了第四版(AF4),以下時初步的說明,詳細的指引 Mark 會於日後發放。(原文在此

Mark 於09年9月7日發佈了他的應用實例。此時間管理法以紙和筆為基礎,但也能輕易地於電子系統中應用。

你先要準備一本單行記事本。

  1. 以一行記錄一件事項,將你所要完成的事務列出一份清單(亦可沿用現有的清單)。你不用急著將所有事項記錄下來,因為你可以在日後想起時才將未寫下的加入清單中。
  2. 在清單的最後一項後劃上一條橫線。所有在橫線以上的便是「積存工作(Backlog)」。有新的工作事項時,便在橫線以下的地方加入。橫線以下的工作稱入「動態的工作(Active)」清單。
  3. AF4的處理從積存工作開始。逐一檢視積存工作,並處理其中你認為想處理的工作事項。處理後,將有關工作項目從清單中刪除。若工作未真正完成,應重新加入在動態清單的末端。
  4. 當你處理積存工作至橫線時,並不須要轉至動態工作清單中工作。反之,應回到積存清單的起始地方,重新逐項檢視及處理。直至你從積存工作清單的起始至末端都找選不到任何一項工作處理為止。
  5. 轉至動態清單。逐一檢視清單中的事項,並處理感到興趣的工作項目。
  6. 當到達清單最末一項後,回到積存工作清單的第起始項目(回到第3步)。
  7. 當你將積存工作清單的所有項目都刪去後,便在動態工作清單中的末端劃上一條橫線,標示橫線以上的成為了積存的工作。

簡言之:

你的清單分為兩部分:積存工作及動態工作。你反覆檢視積存的工作,直至再沒有你想處理的工作項,便檢視及處理一次動態工作的清單。當所有積存工作被處理後,便將動態工作清單轉為積存工作清單。

刪去未被處理的工作項目

在一段時間後,你的積存清單便會剩一幾項你不想或不願處的項目。你會發現自己不斷從動態清單中回到積存清單,並立刻又回到動態清單。

當這種情況出現時,你便應以螢光標示筆刪去積存工作中餘下的項目,並跳至第7步,將動態清單轉為積存清單。

在下一次視積存項目時,你便應決定如何處理那些以螢光筆標示的項目:放棄、重新加入到動態清單中、或是存放(或記錄)在一個提示系統中於日後再考慮。當考慮時,你應思考一下為何工作事項沒有被處理。

其他應用平台

你可以不用單行本,改為以活頁紙。那你便要有兩份清單:積存及動態。如何你有需要檢視(以螢光筆標示)的未完成工作的話,你便須要保存舊的積存工作清單,直至檢視完畢為止。

如昨天(9月7日)的示範一樣,電子平台的推行也很容易。你可以刪去已處理的工作,而不用以橫線劃去它們;亦不用以斜體標示新加入的工作(因為這是示範用的);但你可能應以粗體來標示正在處理的工作,以便能很快地回到清單中的位置。

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活命清單(Life-Saving Checklists)

近年本港有關醫療事故的報導日多,由遺失病人資料至人命事故都時有所聞。

其實世界各地都不斷努力減少醫療事故的發生,世界衞生組織World Health Organization, WHO)近期便發表及推廣醫院使用一張活命清單

根據 WHO 與 Harvard School of Public Health 一項歷時一年,得世界各地八大城市的醫院參與的研究項目所得,一張簡簡單單的清單,減少了三分之一手術室發生的嚴重醫療事故,及令病人在重大手術後的死亡率降低了40%。(相關文章

到底這張清單有甚麼特別,能有這樣的功效?

其實這張清單十分簡單,沒甚麼醫療專業才能看懂的語言。其中後多條都是「理應如此」的事情,例如:「是否已核實病人身份」、「血氧監測儀是否已載好及運作正常」、「手術後各樣工具、棉花等數目是否正確」等。

可以說,清單中的各項是用來提醒工作人員(醫生及護理人員)一些基本的工作。不過,就是這些基本的項目,已能大大降低事故率。

美國 The Institute of Healthcare Improvement 亦開始引入清單,在 4,000 家醫院內,發起一個「五百萬條生命(5 Million Lives)」的運動。

WHO 的這個案例給管理人的啟發

很多企業機構都應用清單(或稱檢查表),但成效好壞不一。從 WHO 的案例,有幾點值得留意。

  • 清單要精簡  很多企業機構設計的清單,又長又仔細。換來的是繁複難用,費時失事,可用性低。清單精簡,用的人才感到方便,不會太花時間,又能幫助他們完成或保證一些重要的項目。
  • 使用清單的目的是提點  很多管理將清單當作為管理工作人員的依據,這無疑是本末倒置的做法。清單的作用應該是令提醒工作人員基本要做的事項。
  • 只包括重點  清單不必「保證」每個細節,無須包括所有事項。一份好的清單,如果能包括70%至80%最常出現事故的相關項目,便已有機會大大發揮效能。如果將之加長至包括所有事故的相關事項,則清單必然冗長及難以實行,變成了工作人員工作上的負累,弄巧反拙。

好的工具,應該是精簡易用的。

快檢查一下你自己公司內的各項清單,作一點改善吧。

(Photo credit: José Goulão)

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