如何選擇自動聚焦事間管理法的不同版本

自動聚焦時間管理法(Autofocus Time Management System),簡稱AF,是英國時間管理大師 Mark Forster 近期開創的工作及時間管理法。AF 現仍在不斷開發改良中,有幾個不同的版本,可按你自己的需要來選擇合適的試行。

Autofocus 1 (AF1)

是最初發佈版本,亦較多人使用。大多數用家都是以往未能找到一個合用的時間管理法的人。其缺點是緊急的事項須要在方法以外作出處理。

Autofocus 2 (AF2)

這以 AF1 的改良版,對緊急的工作事項有很好的處理能力。但對於處理非緊急事項及重要的項目,便顯得不夠效率。

Revised Autofocus (AF3)

這版本結合 AF1 與 AF2 的優點,但缺點是方法比較繁複,效率相對之下較低。

Autofocus 4 (AF4)

這個版本的目的是包羅前三版的優點,但除去他們的缺點。

各版本的共通點是他們都基於一份長長而沒有分類的清單,其不同只在於如何處理清單的項目。而由於基礎相同,要在版本之間作出轉換,亦十分容易。

那一個版本才合用?

由於各個版本各有長短,你可按自己的需求,作出選擇:

  • 假如你的事務多是緊急及受制於外在的時限,AF2 便比較適合。
  • 如果你的工作需求節拍較慢,限期亦可由自己訂下來的話,AF1 便較合用。
  • 若你的工作是前兩者的混合,那AF3便是最佳選擇。
  • 而 AF4 的設計是集各版本的優點,應是不二之選,但由於仍在試用階段,故大家亦可試用比較一下。

自動聚焦時間管理法(第四版, AF4)的初步說明

Mark Forster 的自動聚焦時間管理法進入了第四版(AF4),以下時初步的說明,詳細的指引 Mark 會於日後發放。(原文在此

Mark 於09年9月7日發佈了他的應用實例。此時間管理法以紙和筆為基礎,但也能輕易地於電子系統中應用。

你先要準備一本單行記事本。

  1. 以一行記錄一件事項,將你所要完成的事務列出一份清單(亦可沿用現有的清單)。你不用急著將所有事項記錄下來,因為你可以在日後想起時才將未寫下的加入清單中。
  2. 在清單的最後一項後劃上一條橫線。所有在橫線以上的便是「積存工作(Backlog)」。有新的工作事項時,便在橫線以下的地方加入。橫線以下的工作稱入「動態的工作(Active)」清單。
  3. AF4的處理從積存工作開始。逐一檢視積存工作,並處理其中你認為想處理的工作事項。處理後,將有關工作項目從清單中刪除。若工作未真正完成,應重新加入在動態清單的末端。
  4. 當你處理積存工作至橫線時,並不須要轉至動態工作清單中工作。反之,應回到積存清單的起始地方,重新逐項檢視及處理。直至你從積存工作清單的起始至末端都找選不到任何一項工作處理為止。
  5. 轉至動態清單。逐一檢視清單中的事項,並處理感到興趣的工作項目。
  6. 當到達清單最末一項後,回到積存工作清單的第起始項目(回到第3步)。
  7. 當你將積存工作清單的所有項目都刪去後,便在動態工作清單中的末端劃上一條橫線,標示橫線以上的成為了積存的工作。

簡言之:

你的清單分為兩部分:積存工作及動態工作。你反覆檢視積存的工作,直至再沒有你想處理的工作項,便檢視及處理一次動態工作的清單。當所有積存工作被處理後,便將動態工作清單轉為積存工作清單。

刪去未被處理的工作項目

在一段時間後,你的積存清單便會剩一幾項你不想或不願處的項目。你會發現自己不斷從動態清單中回到積存清單,並立刻又回到動態清單。

當這種情況出現時,你便應以螢光標示筆刪去積存工作中餘下的項目,並跳至第7步,將動態清單轉為積存清單。

在下一次視積存項目時,你便應決定如何處理那些以螢光筆標示的項目:放棄、重新加入到動態清單中、或是存放(或記錄)在一個提示系統中於日後再考慮。當考慮時,你應思考一下為何工作事項沒有被處理。

其他應用平台

你可以不用單行本,改為以活頁紙。那你便要有兩份清單:積存及動態。如何你有需要檢視(以螢光筆標示)的未完成工作的話,你便須要保存舊的積存工作清單,直至檢視完畢為止。

如昨天(9月7日)的示範一樣,電子平台的推行也很容易。你可以刪去已處理的工作,而不用以橫線劃去它們;亦不用以斜體標示新加入的工作(因為這是示範用的);但你可能應以粗體來標示正在處理的工作,以便能很快地回到清單中的位置。

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自動聚焦時間管理法(修訂版, AF3)

這次是 Mark Forster 對自動聚焦時間管理(Autofocus Time Management System, AF)法的一次重要修訂,大大提升了AF的功效。(原文英文本

為確保你能對本系統有一個完整的概念,請先閱畢本文,然後才依文末「起步指引」的步驟開始實行。

概論

AF的主要元件是一張包括我們所有待辦事項的清單,當有新的待辦事項出現時,便將其加在清單的末端。處理清單有三種模式:逆向模式、順序模式及檢討模式。

逆向模式(Reverse Mode)

顧名思義,這個模式是從清單的末端開始工作,往回走向清單的起點。由於清單的末端是最近加入的工作項目,所以逆向模式的目的是對較緊急或新加入的事項作處理。你在每天開始AF工作時,應先進入逆向模式。

順序模式(Forward Mode)

這個模式從清單的起始項目順序處理,目的是對在逆向模式下,不易被處理的緩急性較低項目,或未被處理的項目作出行動。

檢討模式(Review Mode)

在每一天開始時,在清單中存在最久的工作項目,會被列作待檢討項目。假如在當天中這些事項還沒有被處理的話,它們會被標示為檢討項目,而且再不被視為清單中活躍(即會成處理)的事項。這些項目只會在經過檢討決定後,才能重新加入於活躍的清單中。

詳細指引

逆向模式(Reverse Mode)

逆向模式是每一天的起始模式。

從清單最末的一項工作開始往回走,檢視每一工作事項,直至發現一項你感到要處理的,便開始該項工作。當你認為對該項目的工作已足夠時(不論完成與否),便將其在清單中刪去。

假如該項工作還未完成,便應重新將其加在清單的最末。另外,如果該事項是一件重覆出現的工作(例如處理電郵),亦應重新加在清單的最末。

當完成處理一件事項後,便回到清單的最末一項,再開始以上程序作出處理。

注意:每次完成手上的工作時,都應回到清單的最末重覆程序。

順序模式(Forward Mode)

在清單中加入「轉為順序模式」的工作項目。

當在逆向模式檢視至「轉為順序模式」一項時,若你感到願意的話,可轉換至順序模式。

順序模式的作業方式與逆向模式有很大分別。

順序模式中以一頁為一單元,從尚有未處理事項的第一頁開始,逐頁處理。先快速地檢閱一次整頁中尚未處理的工作事項,然後再順序逐一考慮,當遇到一項你感到想處理的事項時,便開始作出處理。

完成該項工作後,回到該頁並重覆以上作業方法,直至在該頁面上再沒有感到想處理的工作事項,才移至下一頁再開始以上工作。

當你移至一頁而沒有任何一項感興趣處理的事項時,便是回到「逆向模式」的時候了。不過,這規則並不適用於清單最末的一頁,即正在加入新工作事項的頁面。

在回到逆向模式時,請在清單中加入「轉為順序模式」為工作項目。

注意:

1) 每一次當你從逆向模式轉到順序模式時,應從第一項未被處理的項目關始作業。

2) 假如你因為處境的問題而不能處理一頁中的任何事項(因為所處的地方不可能讓你處理),你便可跳過該頁,繼續進行順序模式。

3) 假如你在順序模式中到達了清單的最後一頁,在完成你可處理的事項後,回到清單的開頭(即第一項未處理的事項)繼續作業。

檢討模式(Review Mode)

在每一天開始時,清單中的第一群相連的未處理項目(可能是一項或多項),會被列為待檢討事項,並在群組下畫一條線作標示。

任何在往後一天仍未被處理的待處理事項,將會被列入檢討之列。你可以用螢光筆標示這些項目。

這些被列為「檢討」的事項亦被視為已被刪除,在未被檢討考慮之前不會重新被加入清單中。檢討工作會按加入在清單中的「轉為檢討模式」的重覆工作處理。

在「檢討模式」中,你可以重新將被檢討的事項加入清單中(請參閱下列指引),而原來被標示的項目則會被劃去,以免在日後的檢討中又再重新考慮。你亦應將被認為以後不會再作檢討的項目刪去。

當檢討完成後,於清單中重新加入「轉為檢討模式」一項,然後回到你之前進行中的模式。

檢討工作指引

請嚴格地遵守「只有在檢討後才能重新加入清單」的規定。將工作項目列為待檢討事項,是AF時間管理法其中一個最具威力的元素。偏離這規定會大大影響AF的運作成效。

在檢討模式時,你應該認真考慮每一項目被檢討的原因:「這工作事項否真的要處理?」、「現在是否處理這件工作的時候?」、「這件工作會否令你偏離你的主要目標?」或其他相關考慮等。當你決定將被檢討的工作事項重新加入清單時,最好是將他分拆為較小的工作項目,或是以不同的字眼來描述。

起步指引

  1. 要開始應用AF,你只需要一支筆及一本單行筆記本。往後你還會需要螢光標示筆。縱使你希望使用電腦來使用AF,最好還是先從紙及筆開始。
  2. 在筆記本上,以每一行為一條的方式,記下你將要處理的工作事項。開始時,你不必將所有事項記錄下來。當你日後想起其他應處理的事項,或有新的事項出現時,便將它們加入清單中。
  3. 加入「轉為順序模式」一條在清單中。
  4. 重閱有關逆向模式的指引,確保自己明白方法及程序。
  5. 開始以逆向模式作業。
  6. 當你決定進行「轉為順序模式」時,重閱有關的指引。在確保自己明白內容後,開始進入順序模式作業。
  7. 繼續按AF的方法,以逆向及順序模式交替作業。因為換轉模式的頻率會因情況而異,所以不用為這點操心。
  8. 在下一天的開始時,重閱有關檢討模式的指引,並按指引將工作事項列為待檢討。
  9. 開始以逆向模式作業(請緊記:逆向模式是起始作業方式)
  10. 在當天中重閱整份指引。

樣本頁面

按此參閱作者未經修飾的AF頁面

有關樣本頁面的注意事項:

  1. 在每一天加入的第一項工作事項的左邊(貼近頁面邊沿),記下當天日期。樣中是21/7(7月21日,美式為7/21)。
  2. 在已處理(刪去)的事項左邊加入日期(不包括月份)。作者在每天的開始時一併將前一天的日期記下,所以你會發現「Article for “Eaglet"」旁沒有標日期,因為它是在當天完成的。
  3. 被刪去的事項以一條單線劃去。在對一件事項開始處理時,作者會在其旁近頁面邊沿處以一小圓點標示(樣本頁面中有數項標有圓點)。這樣可幫助你投入該工作,亦較容易在頁中找到處理中的事項。當完成工作後,作者會從圓點開始畫線。
  4. 相連刪去的項目以垂直線連在一起,令尋找未被處理的項目來得更容易。
  5. 你會發現頁中有兩處是被橫線從左至右完全劃開,這些線是用來標示其上被列為有待檢討的事項的。在樣本中,只有一項是在當天被列為有待檢討,這就是「Article for “Eaglet"」。

假如你對統計分析工作的成效沒有興趣的話,你便不必在事項旁加入日期。

請注意:作者沒有在工作事項旁加入重要性、分類等標記,所以頁面能保持簡潔。

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Autofocus自動聚焦時間管理法

英國的時間管理專家 Mark Forster 最近發表了一個名為 Autofocus System 自動聚焦系統的時間管理方法。Mark 曾出版三本有關時間管理的著作,其中一本是 Do It Tomorrow

Autofocus 是一個有趣的方案,以記事本為基礎,簡單易用,但卻能助你將工作事務打點得井井有條。你可能會覺得他 Low-tech,但卻是近年眾多時間/工作管理法中比較人性化及簡單的方案。

今次我徵得 Mark 的同意,將他的 Autofocus 系統譯成中文,希望對大家有幫助。

全文如下:

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這個Autofocus自動聚焦系統能帶給你甚麼好處?

基於作者幾個星期的體驗,有如下的體會:

  • 能完成的工作量大增,處理工作的速度大大加快了。這似乎是由於工作時沒有太多心理阻力或思前想後所至。
  • 在沒有心理壓力下工作。雖則你仍然要處理各項工作,但沒有了因內在的心理阻力或感到吃力而來的障礙,令你感到樂於工作。當你對這個系統愈有信心,這一點便愈明顯。
  • 集中在重要的事項上。只以理性判斷來決定處理的重要事情,會因為與直覺上認為重要的事有所不同,而令你思前想後,不能集中精神工作。這個系統能有效地幫助你在當前情況下,選出「正確」的工作去做。
  • 處理常規工作的速度加快了。對於日常工作,例如處理電郵、回覆網上的問題、回覆電話等,處理的速度及效率大大地提升了。
  • 對重要事項及專案的處理更圓滿及細緻。這個系統鼓勵以「小段作業、頻頻處理(Little and Often)」的模式來處理重大的事項,促使一些例如「試行新系統」在一段時間內分段有系統地完成。另一個「小段作業、頻頻處理」所帶來的結果,是令你在一段較長的時間內分段構想一件事情,創意及新的構想便會隨之而來。


快速入門

這個工作系統的核心是一份工作列表清單。清單應列於一般有間線的單行筆記本(以每頁25至35行為最佳)內。當你想到或遇到新的工作事項時,便將它列為清單最末的一項。

對於列出的工作事項,以下列的方法一頁一頁逐一處理:

  1. 快速地將該頁所列的工作事項檢閱一次,但不作任何行動。
  2. 慢慢地從頁頂開始細閱每一項,直至你遇到一項你感到有興趣處理的。
  3. 隨自己喜歡工作多久,處理該項工作。
  4. 將該事項於清單中劃去。如果工作尚未完成,將之重新列於清單的最末(即最後一頁所有列表項目之後)。
  5. 繼續按以上步驟檢視及處理該頁餘下的事項,直至審視整頁後仍沒有一項你感到有興趣去完成為止。
  6. 移往下一頁,開始同一程序。
  7. 假如你在第一次檢閱一頁的清單後,發覺沒有任何一項你感興趣要處理的話,所有該項的未處理事項將即時被註銷刪去(以一支螢光筆標示已註銷的項目),不再重新列於清單的最末。(註:此動作並不適用於最後一頁清單,因為你仍在增加新的事項。)
  8. 當你重覆以上的程序至最後一頁後,便應從仍然有未完成事項的第一頁重新開始。

希望大家現在開始行動,嘗試一下,日後再閱讀下面的詳細說明。不要忘記把「閱讀自動聚焦系統的詳細說明」作為你的其中一個工作事項。

開始時,你不用建立一個很長很龐大的列表,你只要在想到一些工作事項時逐一加入便可以了。


詳細說明

當你想到或遇到新的工作事項時,將它列為清單最末的一項。

這個系統的一大特點是能讓你將任何事項都拋進去。我建議大家無須作判斷,直接將所有想到的事項加到列表中,這個系統自然會助你作出判斷。

快速地將該頁所列的工作事項檢閱一次,但不作任何行動

這樣做可以讓你的思想在沒有壓力下開始進行處理。

慢慢地從頁頂開始細閱每一項,直至你遇到一項你感到有興趣處理的

這是本系統的核心步驟。不要在腦海中將事項分輕重,因為這樣做會令你的思維不能平衡理性與直覺。反之,當我們在這個細心檢閱的過程中等待那一下的須要行動的感覺,一種難以形容但易於感受到的衝動時,你會意識到你已準備好要完成某一事項。若你繼續檢視其他事項,你也會感到你的思想會將你帶回那一個事項。當你感到你已準備好要處理該事項時,所有的內在的阻力便自然會消除。

隨自己喜歡工作多久,處理該項工作

當你感到已「足夠」時,便要停止。不要強迫自己繼續處理手頭的事項。本系統鼓勵以「小段作業、頻頻處理 (little and often)」為原則。

將該事項於列表中劃去。如果工作尚未完成,將之重新列於列表的最末

最好是先增加事項於列表末端,然後才劃去有關事項。將未完成的事項重新加在列表的最後,也是這個系統的重要部份。你應該將所有例行事項(例如處理電郵、文件或做運動)、所有仍未完成的工作(例如草擬文件或報告)、所有有待跟進的事項(例如等候某人回覆電郵)和長期的工作(例如閱讀一本書、雜誌或報告)重新加入列表中。你也許需要加入某件工作的下一步行動或跟進事項。

作者自己大約有一半至三分之二的工作事項是須要重覆加入的。

繼續按以上步驟檢視及處理該頁餘下的事項,直至審視整頁後仍沒有一項你感到有興趣去完成

將每一頁當作一個單元,令你從這種「結構性耽擱(Structured Procrastination)」中穫益。因為所為「耽擱」是相對性的,當你要從一堆較困難的事項中選擇時,開始行動便變得容易。

移往下一頁,開始同一程序

你可能很快便從一頁跳到下一頁,也可能在同一頁上花上很多時間。兩者間沒有好壞之分,最重要是你能根據「對感興趣的事項開始處理」作為原則辦事。

假如你在第一次檢閱一頁列表後,發覺沒有任何一項你感興趣要處理,所有該項的未處理事項即時被註銷刪去(以一支螢光筆標示已註銷的項目),不再重新列於列表的最末

這就是這個系統為你刪去工作事項,而不用你去逐一判斷的方法。你可能會很快遇到這個情況(例如你在清單中加入了很多你想閱讀的書籍);不然,你往後也會踫到這個情況。

請不要急忙地將刪去的事項重新加入列表中。這並不表示你不能重新加入這些工作事項,但最好是先隔一段時間,讓你能考慮清楚為何它們會被刪去:是工作根本不重要,不用理它?還是時機未到?還是它令你偏離了更重要的目標?又或是其他原因?

當你真的要重新加入一件事項時,最好是將其分拆為更細節的事項,又或是改動一下對事項的描述。

以一支螢光筆標示已註銷的項目可以令你能更輕鬆地翻看檢視這些事項。

請緊記: 此動作並不適用於列表的最後一頁,因為你仍正在這一頁增加新的事項

當你重覆以上的程序至最後一頁後,便應從仍然有未完成事項的第一頁重新開始

作者會在已沒有未完成工作的頁面的上角打上十字記號,並在現存列有未完成工作的第一頁上角打圈作記錄,以方便翻閱。你會發現你的「活躍」(還存在未完成工作事項)的項面數目會時常有很大的變動。(作者自己的列表便通常在三頁至十五頁的範圍內。)

這是一個頗容易令人入迷的系統(起碼在作者自己的經驗而言),所以你最好劃出固定的工作時間。時間到了便立刻停止,到下一節開始時再繼續工作。


處理過去積壓下來的工作

在開始應用這個系統時,你手頭上可能已有一大堆積壓著的工作。那麼,請一次過將這些工作事項加入列表中,應用這個系統去幫助你開展工作。假如你發覺其中有些工作被系統刪去,你便應認真地想一想它們是否真的有需要被完成。

但是,大量積壓的文件及電郵可能會令你不能有效率地處理新增的電郵及文件,所以,你亦可將這些積壓的工作移至另外設立的「積壓電郵匣」(在你的電郵軟件)或「積壓的文件匣」(在你的文件堆中),然後在列表中加入「清理積壓電郵」、「清理積壓文件」,與及「清理電郵」和「清理文件」(新收到的)。這樣,列表的便能包括處理積壓及新增項目的工作,令你不會顧此失彼。


為甚麼這個系統會行得通?

這個自動聚焦系統為你提供了一個平衡理性與直覺的處事架構。

假如我們嘗試只以理性行事,我們所做出來的計劃,便往往會因為我們自己並不完全理性的思維而被打亂。相信大家都曾經遇到一些我們知道理性上應做,但因為心中思前想後而沒有做的事情。

反之,如果我們只按心中的感覺行事,我們便會變得行事衝動及非理性。

當兩種思維方式能得到平衡,我們便能作出理性而亦令自己亦感到心安的事情。自動聚焦系便能幫助我們做到這一點,為我們提供了一個處事的架構,令我們可以在沒有壓力的情況下作出平衡的決策。

應做與不該

應做:相信這個系統,因為其結構能幫助你作出更好的決策。

應做:以常理行事。假如你遇到認為須要處理的突發事件,立刻去處理。

不該:對加入的工作事項作預先處理。否則,你便會在系統以外進行了效率較低的優先分類。

應做:處理工作的進度會時快時慢。有些事情會處理得快一點,有些會慢一點,有些會停頓一段時間,甚些會被刪去。這是正常的現象。

不該:將系統應用在如準備晚餐、練琴、關店上鎖等鎖定時間的工作上。

應做:在每次較長的休息時間後,檢視所有未完成的工作事項一次,才開始工作,令自己能對整體的情況有一個概念。

不該:忘記把有待跟進及提示事項加入系統。它們是令系統有效運作的重要元素。

應做:加入大量的創意工作,例如「構思有關…」、「研究…」、「討論…」及「檢討…」

應做:在你每一天加入的第一件事項旁註明日期。雖然這並非必要,但郤能幫助我們了解進度。

不該:在沒有任何其他方法或工具記錄你的構思或工作事項的情況下,將列表置於遠離自己的地方。

應做:找方法標示在未來定期發生的事情,例如使日程表或Outlook提示等。

應做:在不同地方設立一本列表筆記本,例如家中、工作間等

原文網頁

網上一位朋友所譯的簡體中文版
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當然,這個時間管理系統是協助你好好處理日常工作事務的方案。

其特點是簡單而有系統,沒有複雜繁覆的程序。讓你能在低心理壓力的情況下,好好地選擇及處理事務。

這個系統令你有一份「有生命」的清單,並助你養成經常地檢視未完成的工作的習慣。這樣,你便不用擔心會忘記任何工作。

大家不妨試一下這個方法。

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