自動聚焦時間管理法（Autofocus Time Management System），簡稱AF，是英國時間管理大師 Mark Forster 近期開創的工作及時間管理法。AF 現仍在不斷開發改良中，有幾個不同的版本，可按你自己的需要來選擇合適的試行。

Autofocus 1 （AF1）

是最初發佈版本，亦較多人使用。大多數用家都是以往未能找到一個合用的時間管理法的人。其缺點是緊急的事項須要在方法以外作出處理。

Autofocus 2 （AF2）

這以 AF1 的改良版，對緊急的工作事項有很好的處理能力。但對於處理非緊急事項及重要的項目，便顯得不夠效率。

Revised Autofocus （AF3）

這版本結合 AF1 與 AF2 的優點，但缺點是方法比較繁複，效率相對之下較低。

Autofocus 4 （AF4）

這個版本的目的是包羅前三版的優點，但除去他們的缺點。

各版本的共通點是他們都基於一份長長而沒有分類的清單，其不同只在於如何處理清單的項目。而由於基礎相同，要在版本之間作出轉換，亦十分容易。

那一個版本才合用？

由於各個版本各有長短，你可按自己的需求，作出選擇：

• 假如你的事務多是緊急及受制於外在的時限，AF2 便比較適合。
• 如果你的工作需求節拍較慢，限期亦可由自己訂下來的話，AF1 便較合用。
• 若你的工作是前兩者的混合，那AF3便是最佳選擇。
• 而 AF4 的設計是集各版本的優點，應是不二之選，但由於仍在試用階段，故大家亦可試用比較一下。

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這次是 Mark Forster 對自動聚焦時間管理（Autofocus Time Management System, AF）法的一次重要修訂，大大提升了AF的功效。（原文英文本）

為確保你能對本系統有一個完整的概念，請先閱畢本文，然後才依文末「起步指引」的步驟開始實行。

概論

AF的主要元件是一張包括我們所有待辦事項的清單，當有新的待辦事項出現時，便將其加在清單的末端。處理清單有三種模式：逆向模式、順序模式及檢討模式。

逆向模式（Reverse Mode）

顧名思義，這個模式是從清單的末端開始工作，往回走向清單的起點。由於清單的末端是最近加入的工作項目，所以逆向模式的目的是對較緊急或新加入的事項作處理。你在每天開始AF工作時，應先進入逆向模式。

順序模式（Forward Mode）

這個模式從清單的起始項目順序處理，目的是對在逆向模式下，不易被處理的緩急性較低項目，或未被處理的項目作出行動。

檢討模式（Review Mode）

在每一天開始時，在清單中存在最久的工作項目，會被列作待檢討項目。假如在當天中這些事項還沒有被處理的話，它們會被標示為檢討項目，而且再不被視為清單中活躍（即會成處理）的事項。這些項目只會在經過檢討決定後，才能重新加入於活躍的清單中。

詳細指引

逆向模式（Reverse Mode）

逆向模式是每一天的起始模式。

從清單最末的一項工作開始往回走，檢視每一工作事項，直至發現一項你感到要處理的，便開始該項工作。當你認為對該項目的工作已足夠時（不論完成與否），便將其在清單中刪去。

假如該項工作還未完成，便應重新將其加在清單的最末。另外，如果該事項是一件重覆出現的工作（例如處理電郵），亦應重新加在清單的最末。

當完成處理一件事項後，便回到清單的最末一項，再開始以上程序作出處理。

注意：每次完成手上的工作時，都應回到清單的最末重覆程序。

順序模式（Forward Mode）

在清單中加入「轉為順序模式」的工作項目。

當在逆向模式檢視至「轉為順序模式」一項時，若你感到願意的話，可轉換至順序模式。

順序模式的作業方式與逆向模式有很大分別。

順序模式中以一頁為一單元，從尚有未處理事項的第一頁開始，逐頁處理。先快速地檢閱一次整頁中尚未處理的工作事項，然後再順序逐一考慮，當遇到一項你感到想處理的事項時，便開始作出處理。

完成該項工作後，回到該頁並重覆以上作業方法，直至在該頁面上再沒有感到想處理的工作事項，才移至下一頁再開始以上工作。

當你移至一頁而沒有任何一項感興趣處理的事項時，便是回到「逆向模式」的時候了。不過，這規則並不適用於清單最末的一頁，即正在加入新工作事項的頁面。

在回到逆向模式時，請在清單中加入「轉為順序模式」為工作項目。

注意：

1) 每一次當你從逆向模式轉到順序模式時，應從第一項未被處理的項目關始作業。

2) 假如你因為處境的問題而不能處理一頁中的任何事項（因為所處的地方不可能讓你處理），你便可跳過該頁，繼續進行順序模式。

3) 假如你在順序模式中到達了清單的最後一頁，在完成你可處理的事項後，回到清單的開頭（即第一項未處理的事項）繼續作業。

檢討模式（Review Mode）

在每一天開始時，清單中的第一群相連的未處理項目（可能是一項或多項），會被列為待檢討事項，並在群組下畫一條線作標示。

任何在往後一天仍未被處理的待處理事項，將會被列入檢討之列。你可以用螢光筆標示這些項目。

這些被列為「檢討」的事項亦被視為已被刪除，在未被檢討考慮之前不會重新被加入清單中。檢討工作會按加入在清單中的「轉為檢討模式」的重覆工作處理。

在「檢討模式」中，你可以重新將被檢討的事項加入清單中（請參閱下列指引），而原來被標示的項目則會被劃去，以免在日後的檢討中又再重新考慮。你亦應將被認為以後不會再作檢討的項目刪去。

當檢討完成後，於清單中重新加入「轉為檢討模式」一項，然後回到你之前進行中的模式。

檢討工作指引

請嚴格地遵守「只有在檢討後才能重新加入清單」的規定。將工作項目列為待檢討事項，是AF時間管理法其中一個最具威力的元素。偏離這規定會大大影響AF的運作成效。

在檢討模式時，你應該認真考慮每一項目被檢討的原因：「這工作事項否真的要處理？」、「現在是否處理這件工作的時候？」、「這件工作會否令你偏離你的主要目標？」或其他相關考慮等。當你決定將被檢討的工作事項重新加入清單時，最好是將他分拆為較小的工作項目，或是以不同的字眼來描述。

起步指引

1. 要開始應用AF，你只需要一支筆及一本單行筆記本。往後你還會需要螢光標示筆。縱使你希望使用電腦來使用AF，最好還是先從紙及筆開始。
2. 在筆記本上，以每一行為一條的方式，記下你將要處理的工作事項。開始時，你不必將所有事項記錄下來。當你日後想起其他應處理的事項，或有新的事項出現時，便將它們加入清單中。
3. 加入「轉為順序模式」一條在清單中。
4. 重閱有關逆向模式的指引，確保自己明白方法及程序。
5. 開始以逆向模式作業。
6. 當你決定進行「轉為順序模式」時，重閱有關的指引。在確保自己明白內容後，開始進入順序模式作業。
7. 繼續按AF的方法，以逆向及順序模式交替作業。因為換轉模式的頻率會因情況而異，所以不用為這點操心。
8. 在下一天的開始時，重閱有關檢討模式的指引，並按指引將工作事項列為待檢討。
9. 開始以逆向模式作業（請緊記：逆向模式是起始作業方式）
10. 在當天中重閱整份指引。

樣本頁面

按此參閱作者未經修飾的AF頁面。

有關樣本頁面的注意事項：

1. 在每一天加入的第一項工作事項的左邊（貼近頁面邊沿），記下當天日期。樣中是21/7（7月21日，美式為7/21）。
2. 在已處理（刪去）的事項左邊加入日期（不包括月份）。作者在每天的開始時一併將前一天的日期記下，所以你會發現「Article for “Eaglet”」旁沒有標日期，因為它是在當天完成的。
3. 被刪去的事項以一條單線劃去。在對一件事項開始處理時，作者會在其旁近頁面邊沿處以一小圓點標示（樣本頁面中有數項標有圓點）。這樣可幫助你投入該工作，亦較容易在頁中找到處理中的事項。當完成工作後，作者會從圓點開始畫線。
4. 相連刪去的項目以垂直線連在一起，令尋找未被處理的項目來得更容易。
5. 你會發現頁中有兩處是被橫線從左至右完全劃開，這些線是用來標示其上被列為有待檢討的事項的。在樣本中，只有一項是在當天被列為有待檢討，這就是「Article for “Eaglet”」。

假如你對統計分析工作的成效沒有興趣的話，你便不必在事項旁加入日期。

請注意：作者沒有在工作事項旁加入重要性、分類等標記，所以頁面能保持簡潔。

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Mark Forster在日前公告了自動聚焦時間管理法的第二版，可說是原本AF的進化版本。以下是全文的中譯本。（原本AF的中譯本在此）

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以下是自動聚焦時間管理法２（Autofocus 2 Time Management System, AF2）的初步指引，讓熟悉自動聚焦時間管理法（AF）的朋友參考。足本的AF2指引將於稍後公佈。

推出修訂版AF的目的：

• 更有效地處理緊急及必須的事項
• 整體工作上有更好的平衡
• 能更快地處理較大型或困難的事項
• 免卻工作清單的處理變得緩慢
• 更快地清除不欲處理的事項
• 令刪減不作處理的事項不再是隨意的任務
• 減少使用附加清單的需要
• 令用家不須要再自行在AF方法上作出修改或調節，可即學即用

新修訂版亦不失原有AF的優點！

與原本AF相類之處

• 一張長長的工作清單
• 在加入工作任務時不須作出評估
• 當你對一件工作事務有「興趣」或「感覺」才行動
• 註銷工作的原則相同，或啟動的方式有所改變
• 大致來說，AF2與AF的目的一樣，沒有規限一定的專案管理方法，可配合不同的專案管理方法使用

與原本AF的分別

• 分頁不再被視作不同的單元。新的方法並不受頁面的長度（列數）所影響
• AF2處理的是一張開放式的清單（Open List），而非一連串封存的清單（Closed Lists）

AF2的好處

• 所有工作事項都隨時被處理，不怕忽略了緊急及同日的事項
• 較容易將一件工作分拆為較細節的事項，不用另開一張清單
• 註銷工作項目不再是以一頁為單位的「去或留」決定，令私人及公務事項放在同一清單也不會出現問題

不足之處

假如所欲工作的事項落在清單的較前位置，選取所需的時間便會較長。但作者本人並未發覺這有很大的影響；反之，這可能是一件好事，因為可以讓你的思維有多點時間去掌整體的情況。

這個方法的作業方式

如同AF一樣，你以清單記錄你欲完成的一切事項。但處理的方法不同之處是：

1. 從清單最末的一項開始（最近期加入的工作）
2. 自最後一項工作項目開始往回走，檢視清單中的清單中每一項未完成的工作，直至遇到一項有興趣或意欲開始進行的工作
3. 開始進行該項工作，至完成或認為要停止
4. 如未完成的話，將工作重新加入清單的最末
5. 重新開始以上四個步驟

要注意的是，進行一件工作後，並非從清單中的有關工作項的位置開始考慮，而是回到清單的最末從新開始。由於新的工作項目會不斷被加進清單末端，所以當回到最末時，通常所踫到的事項已與前一次一同。

註銷事項

在每一天開始時，跳到清單最早而還有未完成項目的一頁，畫一條線「註銷監察線」在第一堆連續而未完成的工作項目之下，線上的未完成事項現在便成為將被註銷的項目。項目的數目可從一至很多項。

在往後一天開始時，所有在「註銷監察線」上而未被處理的項目將全被註銷。註銷時最好以螢光筆標示這些事項，以便以後檢討之用。

完成註銷後便如上所述再畫線標示將被註銷的項目。

例子：
在某一天開始時，前一下所畫的線下有二項處理的事項，然後有三項未處理的，之後是五項已處理的工作。在三項未處理的事項之後畫上一條橫線，表示線上的事項將被註銷。在下一天開始時此三項中尚未被處理的事項，將被註銷。

與AF些較，這個處理註銷的程序對整個系統十分重要。沒有了這個程序的話，便沒有足夠的動力去回顧較前的頁面。故此，應用AF2 時必須依從這個程序，令整個方法不致失去平衡。

檢視整張清單

每天在畫上「註銷監察線」後，應先行將整張清單檢視一次後，才開始工作。從「註銷監察線」開始至清單的最末，逐一檢視，並特別留心對在未來數天有可能被註銷的事項。

如何開始

最理想的做法是先由五項比較容易處理的事務作為清單的起點，然後按需要加入新的事項。這樣，所有在清單的項目都是適時及切合現況的。

你亦可以沿用以往AF的清單，過度至AF2，但對大多數人來說，一個新的開始會比較合適。

注意事項

切勿將以往工作清單（To-do List）中的工作，或所有你認為應做或可做的工作事項加進AF2清單中。否則，你便會擁有一張長長而不能消化的清單。你必須抗拒這種做法，並依照「如何開始」的指示去做。

你亦必須抗拒不回到清單最末檢視清單的做法。在處理完一件任務後，不開始處理在（清單中）附近的未完成事項好像有點不方便，但在心理上，回到最末是十分重要的。

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Photo credit: John-Morgan

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